Das papierlose Büro ist seit Jahren ein Traum und ein solcher wird es wohl auch bleiben. Nichtsdestotrotz besteht mittlerweile durchaus die Möglichkeit, die Aktenberge, die sich nach wie vor in fast jedem Büro ansammeln, deutlich zu verkleinern. Alleine 1.200 Blatt kopiertes oder bedrucktes Papier verbraucht ein Sachbearbeiter pro Monat im Durchschnitt. Viele dieser Blätter wandern noch am Tag, an dem sie erstellt wurden, in den Papierkorb. Das ist die pure Geldverschwendung, wissen Experten.
Kosten sparen durch elektronische Ablage
Auch Unternehmen, die mit Laufzetteln, Bestellscheinen und Co. arbeiten, können jede Menge einsparen. Nicht nur das Papier, das nicht mehr länger unnötig bedruckt werden muss, spart Geld. Werden wichtige Dokumente gescannt und digital abgelegt, entsteht auch ein Zeitvorteil. Wichtig ist hierbei, dass eine hochgradige Vernetzung stattfindet. So sollte jeder einzelne Mitarbeiter auf die eingescannten Dokumente zugreifen können.
Moderne Software, die auch in der Schrifterkennung stets verbessert wird, kann automatisch ein gescanntes Schriftstück einem bestimmten Vorgang zuordnen. Dies geschieht beispielsweise mittels Erkennung der Kunden- oder Vorgangsnummer. Insbesondere der Zeitvorteil ist hierbei entscheidend.
Am einfachen Beispiel erklärt: Ein Kunde ruft im Unternehmen an und wünscht eine Auskunft. Bei der elektronischen Ablage kann der Mitarbeiter sofort alle relevanten Unterlagen für den Sachverhalt aufrufen und ist sofort im Bilde. Langes Suchen oder Weiterverbinden, bei dem der Kunde nicht selten in der Warteschleife „verhungert“, werden so eingespart. Hinzu kommt die erhöhte Zufriedenheit des Kunden und diese ist nach wie vor einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen.
Kosten einsparen durch elektronische Rechnungen
Auch in punkto Rechnungsversand könnten Unternehmen deutliche Einsparungen erzielen. Pro Jahr könnten diese in Milliardenhöhe erfolgen. Denn bei einer Rechnung, die auf elektronischem Wege versandt wird, wird nicht nur das Porto gespart. Insgesamt fallen für das Erstellen einer einfachen Papierrechnung Kosten von etwa 3,90 Euro an, die beim E-Billing vollständig entfallen.
Als Hürde geben Unternehmen immer wieder die digitale Signatur an. Doch diese wird bei der elektronischen Übermittlung der Steuererklärungen, sowie bei ELENA ohnehin benötigt. Insofern ist das kein Grund, dass gerade einmal fünf Prozent der Rechnungen auf elektronischem Wege versandt werden.
Klare Kennzeichnung
Allerdings bedingt das Electronic Content Management im Unternehmen auch Disziplin. Die Umstellung fällt nicht immer leicht, denn jedes Dokument muss genau gekennzeichnet werden. Bei der Benennung der Dateien muss eine einheitliche Basis geschaffen werden, damit die Unterlagen später wieder gefunden werden. Die Ablage darf nicht mehr auf der eigenen Festplatte stattfinden, sondern muss zentral erfolgen.
Quelle: Pro Firma 12/2009, S. 50 – 53
