Pünktlich zu Beginn des Sommers beginnt das Unternehmenscontrolling mit den Vorbereitungen für die Planung des darauf folgenden Jahres.
Grundelemente
Eine Umfrage bei Controllern in vielen mittelständischen Betrieben, durchgeführt vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln und veröffentlicht im Infoblatt des 2. Trimesters dieses Jahres, des Prüfungsverbandes der kleinen und mittelständischen Genossenschaften e.V., untermauerte einmal mehr die Wichtigkeit der Unternehmensplanung aufbauend auf den Grundelementen des Strategiedokuments, der Jahresplanung und schließlich der Teilpläne in den verschiedenen Betriebsbereichen.
Hauptziele
Aus dem Strategiedokument werden die Hauptziele abgeleitet. Bei den untersuchten Genossenschaften ist z.B. der Zielauszahlungspreis für die Mitglieder eines der Hauptziele. Daraus ergeben sich weitere Unterzielgrößen wie Absatz, Umsatz, Marktanteil, Produktivität, Einkauf, Investitionen, Rohstoffmanagement usw.
Operative Pläne
In der nächsten Phase werden die operativen Pläne der einzelnen Geschäftsbereiche erstellt. Der Verkauf plant die Verkaufsmengen pro Artikel oder Artikelgruppe und Kunde, die Verkaufspreise werden definiert und somit kann der Umsatz errechnet werden. Auch verkaufsbegleitende Maßnahmen, so die Verantwortlichen, werden zu diesem Zeitpunkt schon geplant und ausgearbeitet. Hierfür wird ein Marketingplan erstellt.
Mit den geplanten Verkaufsmengen kann der Bereich Produktion den Einkauf der Hilfs- und Zusatzstoffe von Verpackungsmaterial und Betriebsmitteln planen (Menge und Einkaufspreise). Weiters errechnet sich auf Basis der geplanten Verkaufsmenge auch der Bedarf an Arbeitskräften, an Energie usw. So entsteht aus den einzelnen Teilplänen wie bei einem Puzzle Schritt für Schritt ein Gesamtbild. Im Detail wird die Personalplanung erstellt, ebenso wie jene der Frachtkosten usw. Eine sehr wichtige Planung ist jene der Investitionen, die ebenso detailliert ausgearbeitet wird, unterteilt in Neuinvestitionen und Ersatzinvestitionen. Das Planungsdokument ist kein Sammelsurium von verschiedenen Dokumenten, sondern ein logisch aufgebautes Gesamtdokument, welches vom Vorstand genehmigt wird und somit offiziellen Charakter hat, so Dr. Alber, Leiter der Abteilung Unternehmenscontrolling der Vahlen AG in München.
Der Nutzen der Planung
Die Planung kann als das Navigationssystem im Unternehmen bezeichnet werden, sind sich alle Befragten einig. Alle Auswertungen in den Statistiken und Berichten nehmen Bezug auf die Planwerte. Als Beispiel wird auf eine in der Praxis verwendete Umsatzstatistik verwiesen; darin werden immer gegenübergestellt der Istumsatz des Vorjahres, der Ist- und Planumsatz des laufenden und eventuell der Planumsatz des nächsten Jahres.
Die Gegenüberstellung dieser drei Werte gibt für die Verantwortlichen im Unternehmen klare Antworten auf die zwei Fragen: Sind wir auf Kurs wie geplant? Wie haben wir uns im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?
Korrekturmaßnahmen
Korrekturmaßnahmen können nur eingeleitet werden, wenn man Abweichungen erkennen kann. Werden die Istdaten nur mit jenen des Vorjahres verglichen, ist das Ergebnis eine Analyse der Vergangenheit. Erst durch den Vergleich mit den Plandaten analysieren wir die Gegenwart und können bei auftretenden negativen Abweichungen mit geeigneten Maßnahmen eingreifen. Es gilt nicht nur die negativen Abweichungen (Gefahrenpotenziale) zu erkennen, sondern auch die positiven Abweichungen (Chancen), um diese optimal nutzen zu können. Alle Unternehmensbereiche können mit Hilfe der Gesamtplanung eine zeitgemäße Abweichungsanalyse vornehmen und mit geeigneten Vorkehrungen ihr Schiff auf Kurs halten, denn mit reiner Improvisationskunst kann heutzutage kein Unternehmen mehr geleitet werden, so die Befragten.
