Viele Menschen kennen dieses Problem nur allzu gut: Man hat einen ganzen Haufen voller verschiedener Dinge, die alle erledigt werden wollen. Von allen nur denkbaren Seiten werden Aufgaben an einen herangetragen, deren Erledigung förmlich übermächtig zu sein scheint. Nicht gerade wenige Menschen verfallen in diesen Momenten in eine Art Lethargie oder Starre. Sie haben so viel um die Ohren, dass sie nicht wirklich wissen, an welcher Stelle sie ansetzen, wo sie schlussendlich beginnen sollen, denn im Grunde genommen ist ja alles so enorm wichtig.
In solchen Situationen kommt einem das Leben wie ein Schneeschieber vor: Man selbst ist der Schneeschieber, vor dem sich zunächst eine noch überschaubare Menge Schnee, also Fülle von Aufgaben, ansammelt. Bearbeitet man diese aus welchen Gründen auch immer nicht, so sammeln sich immer mehr Aufgaben an, die dann im Nachhinein nur noch sehr schwer abzuarbeiten sind. Für Menschen, die immer wieder in diesen Kreislauf zurückfallen, bietet es sich an, den einen oder anderen Gedanken in ein effektiv umgesetztes Zeitmanagement zu investieren. Eine äußerst effiziente Methode des Zeitmanagements ist die so genannte „ALPEN-Methode“.
Was verbirgt sich hinter der „ALPEN-Methode“?
Der Begriff „ALPEN- Methode“ ist ein so genanntes Akronym, also ein Wort, aus dessen Buchstaben die Anfangsbuchstaben neuer Wörter abgeleitet werden können. Diese Methode ist eine relativ einfache, allerdings sehr gute Möglichkeit, seinen Tagesablauf zu gestalten, zu kontrollieren und zu überwachen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese Methode mit äußerster Konsequenz und selbstverständlicher Weise richtig verwendet wird.
Die Planung des Tages erfordert lediglich ein paar Minuten, während die Ersparnisse an Zeit um ein Wesentliches höher liegen können. Die ALPEN-Methode besteht insgesamt aus fünf konstituierenden Elementen. Diese Elemente sind: Termine, Aufgaben und geplante Aktivitäten aufschreiben, die Dauer dieser Aktivitäten schätzen, das Einplanen von Pufferzeiten, das Treffen von Entscheidungen und die Nachkontrolle.
Die einzelnen Elemente der ALPEN-Methode
Termine, Aufgaben und geplante Aktivitäten aufschreiben
Die Grundlage dieser Methode des Zeitmanagements ist die schriftliche Fixierung aller anliegenden Termine, Aufgaben und geplanten Aktivitäten. Dies geschieht in der Regel in einer einfachen To-do-Liste, bei der keine Rücksicht auf die Reihenfolge gelegt wird. Im Idealfall wird diese Liste einen Tag im Vorhinein angefertigt und Dinge, die am Vortag noch nicht bearbeitet werden konnten, fließen mit in diese Liste ein.
Das Schätzen der Dauer
Hat man alle Aufgaben und Termine ordnungsgemäß in eine Liste eingetragen, muss man die Dauer der Aufgaben schätzen. Hierbei wird die angenommene Zeit für jeden einzelnen Punkt auf der Liste abgeschätzt. Hier sollte man vor allem versuchen, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen. Bei dieser Aufgabe sollte man sich an bereits gemachte Erfahrungen aus der Vergangenheit erinnern, um Hinweise auf die einzukalkulierende Zeit zu finden. Außerdem sollte man sich ein Zeitlimit setzen und die Termine mit exakten Uhrzeiten aufschreiben.
Pufferzeit einplanen
Pufferzeiten sind eine sinnvolle Einrichtung, damit man unvorhergesehenen Störungen und Unterbrechungen trotzen kann und der Zeitplan nicht ad absurdum geführt wird. Die Erfahrung zeigt, dass nahezu sechzig Prozent der Zeit wirklich auch verplant werden kann. Die übrigen vierzig Prozent der Zeit sollten allerdings als Puffer eingeplant werden, um unnötigen Stress vorzubeugen.
Entscheidungen treffen
Im Normalfall ist es aber so, dass sich manche Ziele einfach nicht erreichen lassen ohne eine gewisse Schwerpunktsetzung, ohne bestimmtes Abkürzen von diversen Aktivitäten und ohne die Delegation von bestimmten Aufgaben. Das Treffen von Entscheidungen wird hier zu einer entscheidenden Kategorie. Welche Aufgaben delegiert man? Wo setzt man die Schwerpunkte? Diese und andere Fragen stehen bei diesem Aspekt der ALPEN-Methode im Vordergrund.
Nachkontrolle
Sowohl die einzelnen Punkte, als auch die Planung selber sollte kontrolliert werden, um die Effektivität der Zeitplanung zu überblicken und ein Fazit für die nächste Zeitplanung erstellen zu können.
