Arbeitgeber, die Mitarbeiter einstellen wollen, stehen unweigerlich vor der Frage, was diese kosten. Gerade Neugründer und kleine Betriebe unterschätzen häufig die Personalkosten, die neben dem Bruttoentgelt zahlreiche weitere Leistungen, wie Sozialabgaben, Urlaubsgeld und Ausfallzeiten beinhalten. Nur wenn die Gegenleistung des neuen Mitarbeiters die Personalkosten übersteigen, tragen dessen Leistungen zum Erfolg des Unternehmens bei.
Grundsätzliche Betrachtung der Personalkosten
Um die Kosten eines Mitarbeiters richtig zu ermitteln, sind übers Jahr folgende Positionen zu berücksichtigen:
- der Bruttolohn oder das Bruttogehalt
- Arbeitgeberanteil an der gesetzlichen Sozialversicherung (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Renten- und Arbeitslosenversicherung) in Abhängigkeit vom Bruttoeinkommen
- mögliches Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- anteiliger Beitrag zur Berufsgenossenschaft
- Lohnfortzahlung bei Krankheit
- tarifliche und freiwillige Sozialleistungen, wie Altersvorsorge, Betriebskindergarten oder Vermögensaufbau
- Kosten für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
- eventuelle Reise- und Übernachtungskosten
- persönlicher Anteil an Abschreibungen für Betriebsmittel, Büromiete, Nebenkosten und dergleichen.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es wichtig, dass ein Mitarbeiter dem Unternehmen das 1,2 bis 1,6-fache mehr an Gewinn bringt, als er kostet. Ansonsten ist der Unternehmer gezwungen, über die Senkung der Personalkosten nachzudenken, was im schlimmsten Fall Entlassung bedeutet.
Wie viel vom Bruttolohn kommt beim Mitarbeiter an?
Angenommen, ein Angestellter soll ein Bruttogehalt von 2000 Euro erhalten. Nach Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge landen davon, je nach Steuerklasse, etwa 1250 Euro auf seinem Konto.
Wie viel muss der Arbeitgeber zahlen?
Ausgehend von einem Arbeitgeberanteil an der gesetzlichen Sozialversicherung von 420 Euro (21 Prozent) entstehen dem Arbeitgeber Gehaltskosten von 2420 Euro plus die oben genannten weiteren Personalkosten. Zudem ist es ratsam, mögliche Tariflohnsteigerungen in die Planungen mit einzubeziehen.
Anmeldung zur Sozialversicherung in der Praxis
Die Einzugsstelle für die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ist die gesetzliche Krankenkasse. Sie erhält den Gesamtbetrag aus Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil und leitet die jeweiligen Teilbeträge an die einzelnen Versicherungen weiter. Arbeitgeber sind verpflichtet, jeden Mitarbeiter bei seiner zuständigen Krankenkasse innerhalb 6 Wochen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zur Sozialversicherung anzumelden. In einigen Wirtschaftsbereichen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben. Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen ist die Minijob-Zentrale die richtige Anlaufstelle.
Wie funktioniert die Meldung zur Sozialversicherung?
Sowohl die Meldung als auch der Beitragsnachweis eines jeden Beschäftigten muss via Datenfernübertragung vorgenommen werden. Zudem besteht die gesetzliche Pflicht, dass die Berechnung mit einer zugelassenen bzw. einem maschinellen Abrechnungsprogramm durchzuführen ist.
Folgende Daten sind bei der Anmeldung Pflicht:
- Versicherungsnummer des Rentenversicherungsträgers
- Persönliche Daten des Mitarbeiters
- Grund der Anmeldung
- Betriebsnummer des Unternehmens
- Angaben zu Staatsangehörigkeit, Art der Tätigkeit und Beitragsgruppe
Überschlägige Ermittlung der Personalkosten liefert guten Überblick
Für eine erste betriebswirtschaftliche Einschätzung geplanter Einstellungen ist es ratsam, die Personalkosten vorab überschlägig zu berechnen, um diese dann mit dem gewünschten Gewinn ins Verhältnis zu setzen.
Beispiel: Ein Angestellter bekommt ein Bruttogehalt von 50.000 Euro im Jahr. Die Gesamtkosten inklusive Sozialversicherung und Nebenkosten belaufen sich auf 85.000 Euro. Aus diesem Verhältnis ergibt sich der Faktor 1,7. Dieser Faktor lässt sich in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit für alle zukünftig geplanten Mitarbeiter mit den unterschiedlichsten Einstiegsgehältern verwenden.
