Verfahrensabläufe, die bisher auf dem Papier stattfanden, werden mehr und mehr elektronisch abgewickelt. Dieser Trend macht auch vor den Finanzbehörden nicht Halt und so wurde mit dem 01. Januar 2013 die E-Bilanz eingeführt. Über eine Million Unternehmen müssen die nächste Jahresbilanz in elektronischer Form übermitteln. Damit kommen auf die Verwaltungsinstanzen innerhalb der Firmen zahlreiche Herausforderungen und Veränderungen zu.
Rechtliche Grundlagen der E-Bilanz
Im Einkommenssteuergesetz, §5b sind die rechtlichen Grundlagen für die E-Bilanz verankert. Unternehmen, die ihren Gewinn nach dem Betriebsvermögensvergleich ermitteln, müssen sowohl die Bilanz als auch die GUV auf elektronischem Weg übermitteln. Wer seine Steuererklärung anhand der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, ist von dieser Regelung nicht betroffen. Ein Schlupfloch bietet die Härtefallregelung, die Ausnahmen ermöglicht, wenn die Abgabe der E-Bilanz wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar wäre.
Obwohl das Steuerbürokratiegesetz bereits für das Wirtschaftsjahr 2012 die elektronische Übermittlung vorsieht, lassen die Finanzbehörden hier Gnade walten. Eine Abgabe in Papierform wird nicht beanstandet. Zur Pflicht wird die E-Bilanz allerdings im Jahr 2014, wenn der Abschluss für das Wirtschaftsjahr 2013 fällig wird.
Änderungen durch die Einführung der E-Bilanz
Mit der E-Bilanz erwarten die Finanzbehörden eine hohe Gliederungstiefe, die durch einen neuen Kontenrahmen umgesetzt wird. Begleitet wird diese Umstellung davon, dass einige bisher gebräuchliche Konten gesperrt werden und neue Konten hinzukommen. Hilfreich bei der Umstellung und Umbuchung ist ein kompetenter Steuerberater, der bereits in die Thematik der E-Bilanz eingearbeitet ist und dem Unternehmen mit Rat und Tat zur Seite stehen kann.
Vorteile der E-Bilanz für Finanzverwaltung und Unternehmen
Auch wenn die Umstellung erst einmal mühsam ist, letztendlich bringt die E-Bilanz viele Vorteile mit sich. Die zukünftige zentrale Datenverwaltung erleichtert dem Finanzamt die Bearbeitung der Anträge, weiterhin werden automatisierte Plausibilitätsprüfungen ermöglicht, die wiederum als Vorauswahl zur Betriebsprüfung gelten werden. Für die Unternehmen kann sich dies allerdings als Pferdefuß erweisen, da Besonderheiten im Unternehmen kaum mehr berücksichtigt werden können. Die Vorteile im Unternehmen liegen in einer besseren Überschaubarkeit und erweiterten Analysemöglichkeiten, da die gesamte Buchhaltung elektronisch verwaltet und dokumentiert werden muss. Dies erleichtert das Controlling und damit auch das Risikomanagement im Unternehmen.
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Die Umstellung auf die E-Bilanz
Damit die E-Bilanz im eigenen Unternehmen reibungslos von statten geht, empfiehlt sich eine gute Vorbereitung, die zum Beispiel folgendermaßen aussehen kann:
- Mindestens zwei Mitarbeiter sollten sich intensiv in die Thematik einarbeiten. Nach einer intensiven Schulung sollten diese in der Lage sein, nach den Richtlinien der E-Bilanz zu buchen. Direkt nach der Schulung sollten die neuen Kenntnisse auch angewandt werden, damit nichts in Vergessenheit gerät.
- Schon im Vorfeld sollte der Anbieter der Buchführungssoftware kontaktiert werden, damit eine Abstimmung von Software und Kontenrahmen auf die E-Bilanz sowie die Einrichtung der erforderlichen Schnittstelle erfolgen kann.
- Besonders die Umstellung auf den E-Bilanzfähigen Kontenrahmen sollte gründlich dokumentiert werden. Dazu gehört eine Auflistung gesperrter und neu hinzugekommener Konten sowie ein Nachweis und eine Begründung hinsichtlich erforderlicher Umbuchungen.
Sind erst einmal alle Konten umgebucht, dann kann mit der E-Bilanz gestartet werden.
Quellen:
Unternehmer.de (pdf)
Lexware.de
