Eine realistische Zeitplanung eines Projektes ist häufig eine große Herausforderung. Jedes Projekt benötigt einen Zeitrahmen bzw. Zeitvorgaben, in denen jeweils festgelegt wird, wann die gesamte Arbeit abgeschlossen sein muss. Bei kleineren Vorhaben gestaltet sich eine Planung noch relativ einfach. Bei komplexen Projekten ist es jedoch eine taktische und ökonomische Frage. In der Praxis kann ein festgelegtes Zeitbudget meist nicht eingehalten werden. Auch können Ideenentwicklungen nicht immer genau vorhergesagt werden. Die Entwicklung eines Logos kann sich in die Länge ziehen, wenn der Auftraggeber nicht sofort mit den Entwürfen zufrieden ist.
Zeitpuffer als Bestandteil der Planung
Grundsätzlich sagt man: Je länger und komplexer ein Projekt ist, desto ungenauer kann eine Zeitplanung erfolgen und der Zeitpunkt der Fertigstellung ermittelt werden. Eine realistische Planung sollte also immer einen gewissen Puffer enthalten. Natürlich benötigt ein zweiwöchiges Projekt keinen übermäßigen Zeitpuffer. Ein Projekt, das aber über ein ganzes Jahr läuft, sollte mindestens eine Zeitreserve von ein bis zwei Wochen enthalten. Anderenfalls könnte es zu Terminproblemen kommen, wenn ein geplanter Prozess nicht korrekt funktioniert.
Einsatz und Funktionsweise der Netzplantechnik
Bei der Netzplantechnik handelt es sich um eine Optimierung der Abläufe eines Projektes. Es werden unvorhergesehene Gegebenheiten eingeplant, Termine sowie finanzielle und materielle Ressourcen festgelegt. Zunächst werden mithilfe einer Strukturanalyse alle erforderlichen Arbeitsgänge, Arbeitsabläufe und Aktivitäten erfasst und zeitlichen sowie sachlichen Abfolgen zugeordnet. Die sogenannte tabellarische Vorgangsliste enthält die wichtigsten Punkte zur Dauer, zu den finanziellen und materiellen Ressourcen sowie zum chronologischen Ablauf.
Anschließend wird ein Netzplan, eine grafische Darstellung der einzelnen Projektvorgänge, in zeitlicher und sachlicher Abfolge aufgestellt. Der Netzplan besteht aus einzelnen Bausteinen, den Vorgangsknoten, die wertvolle Informationen zu den jeweiligen Vorgängen enthalten. Richtungspfeile kennzeichnen grafisch die Beziehungen zwischen den einzelnen Vorgängen.
Nun wird in zwei Stufen eine Zeitanalyse durchgeführt. Man spricht hier zum einen von der Vorwärtsrechnung, die die Abfolge der Tätigkeiten vom Projektbeginn bis zum Ende analysiert. Und zum anderen wird mit der Rückwärtsrechnung der Projektbeginn ab dem Projektende berechnet. Ziel der Analyse ist die Ermittlung kritischer Vorgänge, das heißt, wenn an bestimmten Stellen Zeitreserven fehlen und dadurch einzelne Vorgänge negativ beeinflusst werden könnten. Der daraus entstehende kritische Pfad zieht sich durch das ganze Projekt und bestimmt die gesamte Dauer.
Lesen Sie in der kommenden Woche, warum eine Ressourcenplanung ebenso wichtig ist wie eine Zeitplanung.
