Ein Projekt lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Aufgrund der unterschiedlichen Projektgrößen oder
-arten können dabei einzelne Phasen entfallen.
Phasen 1 bis 3: Von der Projektidee, der Ziel- und Projektdefinition bis zur Machbarkeitsstudie
In der ersten Phase wird das Projekt durch eine Idee, eine Anfrage oder sich ergebende Problemstellung ins Leben gerufen. Es finden erste Gespräche über den Nutzen und den Sinn eines Projektes statt. Folglich werden potenzielle künftige Geschäftspartner und Ansprechpartner mit der Idee vertraut gemacht. In der zweiten Phase werden bereits einzelne Sach- und Terminziele, Kostenfragen und Sonderziele definiert. Es wird ein Kostenbudget festgesetzt, ein Plan aufgestellt und ein Pflichtendokument angelegt. Die einzelnen Schritte werden mit Personen, notwendigen Arbeitsmitteln und Ressourcen unterlegt.
Insbesondere bei größeren und länger andauernden Projekten ist es notwendig zu erörtern, ob die gesetzten Ziele tatsächlich realisierbar sind. Diese Frage kann mit einer erstellten Machbarkeitsstudie beantwortet werden. Zu diesem Zeitpunkt können Fehlentscheidungen noch beeinflusst und Konflikten vorgebeugt werden. Aus diesem Grund ist diese Phase für einen Projektaufbau sehr wichtig.
Phasen 4 bis 7: Das Mittelfeld – Projektauftrag, Definition der Aufgaben, Feinstrukturierung
In der vierten Phase wird der Projektauftrag freigegeben. Innerhalb der Firma wird ein Projektleiter bestimmt und das Team gegründet. In einem Kick-off werden alle gesammelten Informationen über das Projekt an die Verantwortlichen weitergeleitet. Der Ablauf und die Arbeitsweise werden erstellt und verbindlich festgelegt. Je nachdem, ob es sich um ein kleineres oder größeres Projekt handelt, werden Teilvorgänge geplant, die ebenfalls in sich geschlossen sein müssen. Diese Meilensteine sind zuvor aus der Machbarkeitsstudie ersichtlich. Die personellen und inhaltlichen Fakten werden geprüft und bestätigt. Bei der Feinstrukturierung werden alle Vorgänge in Arbeitseinheiten unterteilt.
Phasen 8 bis 10: Planung, Überwachung und Auswertung des Projektes
Die Projektplanung beinhaltet die zeitliche Dauer pro Arbeitsabschnitt, benötigte Ressourcen sowie Personal und die Kostenübersicht. Bei der Planung ist darauf zu achten, dass die einzelnen Arbeitsabläufe chronologisch erfolgen. Sollten hierbei Fehler entstehen, kann es zu Terminüberschneidungen und Ressourcen sowie Mitarbeiterengpässen kommen. De facto sollten Pufferzeiten eingeplant werden, die solche Probleme im Zweifelsfalle abwenden können. Ziele können in dieser Phase ggf. noch einmal überarbeitet und angepasst werden.
Die Aufgabe eines Projektleiters besteht darin, jeden einzelnen Schritt zu überwachen. Entstehen zeitliche oder sachliche Verschiebungen, muss er den Projektplan überarbeiten. In regelmäßigen Meetings werden die Fortschritte abgestimmt. In dieser Phase treten die meisten Konfliktsituationen auf.
Nach Abschluss des Projektes und Abnahme durch den Auftraggeber findet eine Gesamtprüfung statt. Es werden die erreichten Ziele, Dauer und Kosten, Abweichungen vom Plan, die Arbeit der Mitarbeiter und des Leiters sowie die Kommunikation erörtert.
In der nächsten Woche erfahren Sie mehr über die Zeitplanung eines Projektes.
