Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Firmenwagen bekommen, den sie auch privat nutzen dürfen, müssen als geldwerten Vorteil 1% des Listenneupreises des Fahrzeuges pro Monat steuerlich gegen sich gelten lassen. Dies entspricht einer sehr hohen Firmenwagenbesteuerung. Alternativ können aber zum Nachweis der tatsächlichen Privatnutzung auch Fahrtenbücher vorgelegt werden. Diese Methode hat aber ihre ganz eigenen Fallen und Tücken.
Nach §8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 EStG i.V.m. §6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG und dem BFH-Urteil vom 9.11.2005 (VI R 27/05) muß das Fahrtenbuch zunächst zeitnah geführt werden, eine geschlossene Form aufweisen (also keine "Zettelwirtschaft" sein), die Fahrten vollständig und lückenlos wiedergeben, übersichtlich sein und darf nicht ohne "größeren Aufwand" nachträglich geändert werden können. Besonders der letzte Punkt aber enthält eine böse Falle: Microsoft® Excel® oder vergleichbare Produkte.
Der Bundesfinanzhof hat nämlich mit Urteil vom 16.11.2005 (VI R 64/04) die Zulässigkeit einer ausgedruckten Excel-Datei verneint, weil diese jederzeit nachträglich änderbar sei. Der vorhandene Datenbestand ist schließlich jederzeit ohne "größeren Aufwand" zugänglich. Im Effekt kommt dies einem Verbot der Fahrtenbuchführung mit Excel gleich. Wahrlich ein zeitgemäßes Urteil!
Die Rechtsprechung läßt zudem offen, ob die Fahrtenbuchführung mit Hilfe von Datenbanken zulässig ist, denn dort sind die zugrundeliegenden Tabellen zwar auch zugänglich, aber oft nicht so einfach wie bei Excel. Erfüllen Produkte wie Access® also die Anforderung, nachträgliche Änderungen "ohne größeren Aufwand" zu verhindern?
Auch sonst werden die Hürden übrigens noch weiter steigen: die Besteuerung der privaten Nutzung von Fahrzeugen unter Anwendung der o.g. 1%-Regelung wird ab 2006 nämlich auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens beschränkt. Liegt die betriebliche Nutzung eines Fahrzeuges unter 50% (gewillkürtes Betriebsvermögen, R 12, 13 Abs. 1 EStR), so ist stets ein exakter Nachweis zu führen. Und das bitte handschriftlich, und nicht auf losen Zetteln, und hunderte Fahrten später manuell mit dem Taschenrechner zusammengerechnet. Wir haben schließlich ein modernes Steuerrecht!
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