Ab 01. Februar 2014 darf der unbare Zahlungsverkehr ausschließlich nach den neuen, europaweit gültigen Regeln der SEPA Verordnung durchgeführt werden. Für die Umstellung bleibt also noch genug Zeit. Für den Verbraucher verläuft die Neustrukturierung im Zahlungsverkehr automatisch, Unternehmen müssen dagegen rechtzeitig verschiedene Vorkehrungen treffen, um zusätzliche Kosten und Probleme zu vermeiden. Alles über die Anfänge von SEPA lesen Sie hier.
Die Stammdaten für den Zahlungsverkehr
Damit das Unternehmen fit für SEPA wird, müssen die Stammdaten angepasst werden. Erforderlich sind auch für den nationalen Zahlungsverkehr die Angaben zu IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Das betrifft alle Bankverbindungen
- für Kunden
- für Lieferanten
- für Mitarbeiter
- für Versicherungen, Vermieter und sonstige Partner.
Die Stammdaten ändern sich mit der Einführung von SEPA auch im Inlandsverkehr. Durch die internationalen Kennziffern für Kontoverbindung und Bankleitzahl sind Zahlungen, die im Inland getätigt werden nicht mehr von Auslandszahlungen zu unterscheiden.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer
Damit Unternehmen auch nach Einführung von SEPA am Lastschriftverkehr teilnehmen können, muss eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer vorliegen. Durch diese Nummer wird der Lastschriftgläubiger eindeutig identifiziert. Zusammen mit der Mandatsreferenznummer werden diese Kennziffern durch den gesamten Zahlungsverkehr weitergeleitet. Dies erleichtert die Prüfung des Vorgangs. Die Gläubiger-Identifikationsnummer hat 18 Ziffern und kann auf elektronischem Wege bei der Bundesbank beantragt werden.
Mandatsreferenz und Pre Notification
Im Zusammenhang mit dem SEPA Zahlungsverkehr sind zwei weitere neue Regelungen für den Lastschrifteinzug eingeführt worden. Zum einen muss jedem SEPA Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz zugeordnet werden. Diese Nummer vergibt das Unternehmen für jeden Lastschriftgläubiger. Weiterhin muss der Zahlungspflichtige vor dem Einzug vom Konto über die Höhe der Lastschrift und über den Einzugstermin informiert werden. Der Vorgang wird als Pre Notification bezeichnet. Dies kann zum Beispiel durch die Zusendung einer Rechnung mit Fälligkeitsdatum geschehen. Weiterhin müssen Gläubiger-ID und Mandatsreferenznummer mit angegeben werden.
Checkliste SEPA Umstellung
Folgende Punkte sollten im Unternehmen abgearbeitet werden, um den Umstieg auf SEPA rechtzeitig und reibungslos zu gewährleisten:
- SEPA Verantwortlichen im Unternehmen benennen.
- Individuellen Umsetzungsplan entwickeln und Stichtag für die Umstellung bestimmen.
- Aufträge auf Sammelüberweisungen überprüfen (diese Verfahren werden nach der SEPA Einführung zum Teil nicht mehr unterstützt, Rücksprache mit der Bank ist erforderlich).
- Stammdaten in allen relevanten Programmen und Systemen aktualisieren
- Gläubiger-ID für alle relevanten Kunden beantragen und Mandatenreferenznummern vergeben
- SEPA Lastschriftmandate in schriftlicher Form einholen. Die Mandate sind nur gültig mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Zahlungspflichtigen.
- Bestehende Einzugsermächtigungen überprüfen.
- Zahlungspflichtige über die Veränderungen im Zahlungsverkehr informieren.
- Frist und Form der Pre Notification festlegen.
Spätestens im Oktober bzw. November 2013 sollten diese Schritte erledigt und die Umstellung vollzogen sein. So bleibt genügend Zeit für einen Testlauf und die eventuelle Nachbesserung oder Anpassung der Verfahrensweise. Informationen rund um den SEPA Zahlungsverkehr finden Sie ebenfalls im Gründerlexikon.
Quellen:
- Datev.de – SEPA-Umstellung
- Bundesbank.de – unbarer Zahlungsverkehr
- Bundesbank.de – Gläubiger-Identifikationsnummer
Mich nervt in dem Zusammenhang die Mails, in denen nur steht, dass man nichts zu tun hat.
Um mir das mitzuteilen, muss man da eine ellenlange Mail schreiben?
Wenn eh nichts zu tun ist, kann man sich die doch sparen!