Abschlussarbeiten und Projekte haben vieles gemeinsam: Sie besitzen feste Termine, sind einzigartig und produzieren etwas Neues. Studierende sind gut beraten, ihre Abschlussarbeiten wie ein Projekt zu managen. Dieser Beitrag skizziert Methoden aus dem Projektmanagement, die euch dabei unterstützen.
Bevor das Projekt startet, definieren Auftraggeber und Projektleiter den Projektauftrag. Er beinhaltet die Ziele des Projektes sowie dessen Liefergegenstände. Auch wichtige Meilensteine und mögliche Risiken sind darin beschrieben. Bevor der Verfasser mit seiner Abschlussarbeit beginnt, sollte er mit dem Auftraggeber den Inhalt fixieren. Für die Themensuche eignen sich Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mindmapping oder Clustering. Auch Seitenanzahl, besondere inhaltliche Anforderungen und wichtige Meilensteine gehören in den Auftrag.
Die Projektplanung
Der Projektleiter entwickelt aus dem Projektauftrag einen Arbeitsstrukturplan. Einmal entwickelt, ist dieser Basis für Kosten-, Zeit-, Qualität- und Risikoplanungen. Der Arbeitsstrukturplan beinhaltet alle Tätigkeiten (Arbeitspakete), die für die Realisierung des Projektes notwendig sind. Als Darstellungsform hat sich das Organigramm bewährt. Hier ein Strukturbeispiel für die Abschlussarbeit:
- Planung: Themenvorschläge sammeln und auf ihre Eignung prüfen, Literatur sichten, Betreuer finden, Thema diskutieren und finalisieren, recherchieren
- Realisierung: Anmeldung der Arbeit im Prüfungsamt, Literatur recherchieren, Ergebnisse strukturieren, Rohfassung schreiben, überarbeiten und korrigieren
- Abschluss: Arbeit von Mitschülern oder Freunden lesen lassen, Feedback einholen, Feedback in den Text einarbeiten, Text drucken, Arbeit im Prüfungsamt abgeben
Arbeitspakete können Vorgänger- oder Nachfolger besitzen, andere lassen sich parallel abarbeiten. Zum Beispiel muss das Arbeitspaket Recherchieren nicht abgeschlossen sein, um mit dem Schreiben beginnen zu können. Jedes Arbeitspaket muss einen Anfang- und Endtermin besitzen, die aus einer Rückwärtsberechnung ermittelt wurden. Ausgehend vom Endtermin und unter der Berücksichtigung des Zeitbedarfes, ergibt sich der Starttermin. Ein Gantt Diagramm stellt Meilensteine sowie deren Beziehungen zueinander graphisch dar. Mit der Open Source Software „ProjectLibre“ lassen sich Gantt Diagramme sehr leicht erstellen.
Risiken, Kosten & Qualität
Die Gesamtkosten setzen sich aus den Einzelkosten zusammen. Der Projektleiter lässt die Kosten jedes Arbeitspaketes von Experten schätzen. Der Verfasser einer Abschlussarbeit sollte die folgenden Kosten in seinen Planungen berücksichtigen: Recherche für kostenpflichtige Angebote, Literaturbeschaffung, Telefongebühren, Kopierkosten, Kosten für das Drucken incl. Papier etc. Möglicherweise wäre kostenpflichtige Software zu beschaffen.
Der Projektmanager unterteilt den Begriff Qualität in zwei Dimensionen: Produkt- und Prozessqualität. Als Produkt wäre die Abschlussarbeit anzusehen. Die Art und Weise wie sie erstellt wird, beschreibt der Prozessablauf und die Arbeitsmittel. Der Verfasser sollte strukturiert planen und Hilfsmittel wie Arbeitsstrukturplan, Checklisten und ToDo-Listen verwenden.
Der Projektmanager erstellt ein Risikoregister, in dem er alle bekannten Risiken sowie deren Vermeidungsstrategien auflistet. Der Verfasser einer Abschlussarbeit sollte diese Methodik für sich nutzen. Es könnte sein, dass die dringend benötigte Literatur in der Bibliothek gerade dann nicht vorrätig ist, wenn sie benötigt wird. Geschickt wäre es, den Zugang zu einer alternativen Ausleihe bereits während der Projektplanung beschafft zu haben.
