Für die Archivierung von geschäftlichen Dokumenten gelten oft lange Fristen, die gilt auch für elektronische Dokumente. Eine Speicherung auf dem Arbeitsrechner reicht dafür nicht aus. Groß ist die Gefahr, dass bei einem PC-Crash wichtige Dokumente verloren gehen. Deshalb empfiehlt es sich für wichtige wie sensible Daten, Speichermedien zu wählen, die lange haltbar sind. Die Lagerung sollte an einem externen Ort stattfinden, damit die Daten auch bei Diebstahl oder einem Hausbrand sicher und unbeschädigt bleiben.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Laut Gesetz müssen Businessdokumente für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden, relevant sind hier das Steuerrecht sowie das Handelsrecht. Wie lange diese Frist ist, hängt von der Art der Dokumente ab:
Buchungsbelege, Bilanzen, Steuererklärungen und alle anderen steuerrelevanten Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Für Handakten gilt laut Handelsrecht eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren nach Abschluss des Auftrages.
Handelsbriefe, zum Beispiel versandte und empfangene Geschäftsbriefe, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.
Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist weiterbesteht, wenn Betriebsprüfungen oder Steuerbeschiede, die mit den Dokumenten in Zusammenhang stehen, noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Alle Regelungen, die für den Schriftverkehr in Papierform gelten, gelten ebenso für elektronische Korrespondenz. Deshalb ist eine zuverlässige Datensicherung besonders wichtig.
Welche Punkte bei der Email-Archivierung besonders zu beachten sind, können Sie in der Serie Email-Archivierung im Gründerlexikon nachlesen.
Welche Speichermedien sind geeignet?
- Häufig wird als Speichermedium für die Datensicherung eine interne oder externe Festplatte eingesetzt. Generell ist dieses Medium geeignet, allerdings sollte bedacht werden, dass Stöße oder Erschütterungen die Festplatte zerstören können. Der Zugriff auf die Daten ist dann in vielen Fällen nicht mehr möglich oder kann nur von teuren Datenrettungsfirmen wieder hergestellt werden. Selbst wenn es zu keinen Schäden kommt, ist die Lebensdauer einer Magnetfestplatte begrenzt. Eine Haltbarkeit von 10 Jahren im ständigen Betrieb ist eher unwahrscheinlich, im Schnitt wird eine Lebens- und Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen.
- Externe Festplatten, die ausschließlich zur Datenspeicherung genutzt werden, halten dagegen bis zu 20 Jahren und sind ebenso wie die Flash-Speicher als dauerhafter Speicherort gut geeignet. Optische Speichermedien verfügen dagegen über eine deutlich kürzere Haltbarkeit. So kann eine DVD oder eine CD bereits nach fünf bis zehn Jahren nicht mehr lesbar sein. Sicherer sind hier DVD-RAMs oder beschreibbare Blu-Rays, die Haltbarkeit beträgt hier ebenso wie bei den Festplatten bis zu 20 Jahre.
- Immer häufiger werden Geschäftsdaten auch in der Cloud gespeichert. Dieses Speichermedium ist von überall aus verfügbar. Allerdings ist nicht jeder Cloudstorage gleich sicher, das Geschäftsdaten speichern innerhalb größerer Unternehmen wird schnell unüberschaubar. Auch in Sachen Datenschutz können möglicherweise Probleme auftreten, der gewählte Provider muss – zumindest innerhalb der EU – deshalb die Datenschutzrichtlinien erfüllen. Sollen Geschäftsdokumente in der Cloud gesichert werden, sollte ein Provider mit Business-Cloud gewählt werden. Diese speziellen Angebote sind auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten und dadurch besonders sicher.
Bei Dokumenten, die auf einem physischen Speicher aufbewahrt werden, sollte dem Lagerort große Aufmerksamkeit gelten. Der Lagerort sollte trocken, lichtgeschützt und natürlich diebstahlsicher sein. Es empfiehlt sich, die Speichermedien außerhalb der Geschäftsräume zu lagern.
Daten richtig löschen
Häufig wird übersehen, dass nicht nur bei der Archivierung, sondern auch bei der Löschung von Geschäftsdaten besondere Anforderungen erfüllt sein müssen. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen oder wird ein Speichermedium aus dem Geschäftsbetrieb genommen, muss sichergestellt werden, dass niemand Unbefugtes Zugriff auf die Daten erhält. Das einfache Löschen von der Festplatte oder dem USB-Stick ist dabei nicht ausreichend. Für eine sichere Löschung gibt es spezielle Software, die allerdings auch Flash-Speichermedien nicht immer wirksam ist. Optische Speichermedien macht man am besten durch die vollständige Zerstörung unbrauchbar.
Quellen:
Lexware.de
Gründerlexikon.de
