Folgender Sachverhalt:

Ein Unternehmen A (ohne eigene Angestellte) ist Teil eines Unternehmensverbundes mit mehreren Unternehmen (X, Y, Z) und beschäftigt sich ausschließlich mit der Verwaltung der firmeninternen Fahrzeugflotte. D.h. die Mitarbeiter der Unternehmen X, Y, Z fahren Firmenfahrzeuge, welche durch A geleast, versichert sowie besteuert und monatlich mit einem gewissen Aufschlag an die Unternehmen X, Y, Z weiterberechnet werden. Auch Betankungen, Reparaturen etc. erfolgen über A und werden (teilweise) mit Aufschlag an die Verbundunternehmen weitergeleitet. Durch diese Aufschläge auf die Kosten erwirtschaftet A seinen Gewinn. Bisher erfolgte die Buchung auf separate Konten, z.B.:

Konto 1001: Betriebskosten Kennzeichen 1
Konto 1002: Betriebskosten Kennzeichen 2
Konto 1003: Betriebskosten Kennzeichen 3
usw.

Ab 2012 ist es so, dass innerhalb des Kontenrahmens keine Unterkonten mehr erstellt werden können. D.h. sämtliche Fahrzeugkosten müssen auf Konto 1000 gebucht werden. Eine genaue Übersicht, welche Kosten für welches Fahrzeug angefallen sind, ist somit nicht mehr gegeben. In diesem Zuge soll eine Kostenstellenrechnung implementiert werden. Diesbezüglich benötige ich etwas Hilfe.

Meiner Meinung nach ist es sinnvoll, für jedes Fahrzeug eine separate Kostenstelle zu errichten, z.B.:

Kostenstelle Kennzeichen 1
Kostenstelle Kennzeichen 2
Kostenstelle Kennzeichen 3
usw.

Ist dies so umsetzbar wie ich mir das vorstelle? Gibt es bessere Lösungsansätze oder Dinge die man beachten müsste? Was könnten Kostenträger in der o.g. Firma sein?

Was geschieht mit den sonstigen Aufwendungen wie Rechts- und Beratungskosten, Buchhaltungskosten etc. Macht es sinn hierfür eine Kostenstelle einzurichten?

Sollte man die einzelnen Fahrzeuge besser als Kostenträge betrachten? Bloß was wären dann Kostenstellen, in einem Unternehmen ohne Angestellte? Funktioniert Kostenrechnung auch ohne die errichtung von Kostenstellen? Abgesehen von den Steuern, Rechts- und Beratungskosten usw. lässt sich alles direkt den Fahrzeugen (also Kostenträgern) zurechnen.

Was kann der Fahrer und sein Lkw für mangelhafte Auslastung (Fixkosten) und schlecht ausgehandelte Frachtraten dafür?

Sorry, mit der Antwort kann ich nichts anfangen. Es handelt sich auch nicht um einen Fuhrpark mit LKWs, sondern um ganz normale PKWs. Einige Mitarbeiter benötigen diese weil Sie im Außendienst Tätig sind, andere haben den Wagen nur so.

Ich habe mal den Kontenrahmen extrahiert:


Materialaufwand
Aufwendungen für Roh- Hilfs- und
Betriebsstoffe u. Waren
3400 Wareneingang 19% VSt
3736 Erhaltene Skonti 19% VSt

Aufwendungen für bezogene Leistungen
3100 Fremdleistungen
3125 Leist.Ausl.ansäss.UN§13b UStG 19%VSt+USt

Personalaufwand
Löhne und Gehälter
4120 Gehälter
4190 Aushilfslöhne
4199 Lohnsteuer für Aushilfen

Soziale Abgaben
4130 Gesetzliche Sozialaufwendungen
4138 Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Abschreibungen
auf immaterielle Vermögensgegenstände
und Sachanlagen
4830 Abschreibungen auf Sachanlagen
4832 Abschreibungen auf Kfz
4862 Abschreibungen auf Sammelposten WG

sonstige betriebliche Aufwendungen
ordentliche betriebliche Aufwendungen
Versicherungen
4380 Beiträge, Gebühren

Fahrzeugkosten
4500 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 1
4501 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 2
4502 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 3
4503 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 4
4504 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 5
4505 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 6
4506 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 7
4507 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 8
4508 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 9
4509 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 10
4520 Kfz-Versicherungen
4530 Laufende Kfz-Betriebskosten
4532 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 11
4533 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 12
4534 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 13
4535 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 14
4536 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 15
4537 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 16
4538 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 17
4539 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 18
4540 Kfz-Reparaturen
4570 Fremdfahrzeuge
4571 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 19
4572 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 20
4573 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 21
4574 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 22
4575 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 23
4576 lfd. Betriebskosten Fahrzeug 24
4581 sonstige Kfz-Kosten
4595 Fremdfahrzeugkosten

Werbe- und Reisekosten
4655 Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Kosten der Warenabgabe
4730 Ausgangsfrachten
4731 DHL Europack

verschiedene betriebliche Kosten
4900 sonstige Aufwendungen 19%USt
4901 Aufwendungen Firma X
4910 Porto
4950 Rechts- und Beratungskosten
4955 Buchführungskosten
4957 Abschluß- und Prüfungskosten
4970 Kosten Geldverkehr
4980 Betriebsbedarf

Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
2650 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
2658 Zinserträge § 233 a AO KSt/Vermögenst.

Zinsen und ähnliche Aufwendungen
2110 Zinsaufwendungen f.kfr.Verbindlichkeit.
2120 Zinsaufwendungen f.lfr.Verbindlichkeit.

Steuern vom Einkommen und Ertrag
2204 Körperschaftsteuererstattung f. Vorjahre
2208 Solidaritätszuschlag
2209 Solidaritätszuschlag für Vorjahre

Sonstige Steuern
4510 Kfz-Steuern

Also die Fahrzeugklassen sind ziemlich gleich. Bis auf ein paar Ausnahmen sind dass alle Golfklasse-Kombis. Die GFs fahren natürlich besseres. Derzeit sind ca. 20 Fahrzeuge im Pool.

Wie gesagt sitzen alle Firmen (A, X, Y, Z) des Verbundes im selben Gebäude. Die Leute bekommen Ihren Firmenwagen von X, Y oder Z zur Verfügung gestellt, zahlen ihre 1% auf den BLP und gut ist. Alles andere geschieht firmenintern im Hintergund.

Z.B. werden die Fahrzeuge 1-4 von Mitarbeitern der Firma X benutzt. Demnach schreibt Firma A am Monatsende an Firma X eine Rechnung über die im Monat angefallenen Leasingraten (mit Aufschlag), Versicherungsgebühren, Steuern, GEZ, Tankabrechnungen und ggf. Reparaturkosten (mit Aufschlag). Derjenige der die Rechnungen schreibt, ist bei Firma X angestellt smile Wie gesagt hat Firma A keine eigenen Angestellten. Die Löhne die auf A laufen sind "Zusatzlöhne" für Mitarbeiter der anderen Firmen, die aus steuerrechtlchen Gründen über A laufen. Das Problem hierbei ist, dass der Lohn zwar über A läuft, diese Personen für A aber keine Leistungen erbringen, da Sie wie gesagt für die anderen Firmen tätig sind.

A existiert nur auf dem Papier und bekommt entsprechende Großkundenkonditionen des Autoherstellers, aufgrund der Menge an Fahrzeugen. Daher läuft auch alles über A, zumal man dann dort alles zentriert und halbwegs übersichtlich hat, statt jedes Fahrzeug über die einzelnen Firmen zu leasen.

Wie gesagt halte ich es mittlerweile für sinnvoller, jedes Fahrzeug als einen Kostenträger zu betrachten.

Das Problem ist, dass ab 2012 keine Unterkonten mehr eingerichtet werden dürfen, d.h. alle laufenden Betriebskosten müssen auf Konto 4530 gebucht werden. Dies macht natürlich den Überblick sehr schwer, für welche Fahrzeuge welche Kosten angefallen sind. Diesbezüglich wollen die Geschäftsführer unbedingt eine Kostenstellenrechnung einführen, obwohl sie nicht genau wissen was das ist und ich auch nur vor 10 Jahren während meiner Ausbildung mal kurz was darüber gehört habe.

Daher haben wir in unserem FiBu-Programm ein entsprechendes KR-Modul, wo ich das ganze jetzt irgendwie umsetzen muss. D.h. ich muss Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträge anlegen. Solange dies nicht geschehen ist, können auch bei A vorerst keine Buchungen erfolgen smile

Zu den Wareneingängen:

Wie in meinem anderen Thread geschrieben, sind X, Y und Z Großhandelsunternehmen. Hin und wieder kommt es vor, dass einige Produkte über Firma A verschickt werden.. Das Volumen beträgt hierbei aber nur ein paar hundert Euro im Jahr. Den Hauptumsatz macht A nur durch den Aufschlag, der auf die Leasingrate und die Reparaturkosten berechnet wird.

Zu den Leistungen anderer Unternehmen:

Wie in meinem anderen Thread geschrieben, bringen X, Y und Z regelmäßig Kataloge heraus. Einen Teil der Katalogdruckkosten wird (aus welchen Gründen auch immer) über A abgerechnet und 1:1 an X, Y und Z weiterberechnet. Ich denke mal das A (aus welchen Gründen auch immer) bessere Konditionen bei den Druckhäusern bekommt.

Zu den Abschreibungen:

Die Telefonanlage der Firma X wurde über Firma A gekauft und ist bei A ins Anlagevermögen gegangen. Geschah damals bestimmt aus steuerlichen Gründen.

Ein Fahrzeug wurde durch A gekauft. Daher kommen die Abschreibungen KFZ zustande.

So wie ich es sehe, müssten zumindest schon einmal die Buchungen auf das Konto 4530 zukünftig verschiedenen Kostenträgern zugeordnet werden. D.h, bei jeder Buchung müsste die Buchhaltung separat eingeben, welchem Kostenträger (Fahrzeug) die jeweilige Buchung zugeordnet werden soll. Da alle Fahrzeuge auf ein Konto gebucht werden, lässt sich da glaub ich kein Automatismus hinterlegen.

Also folgende Aufteilung habe ich mir überlegt:

Als Kostenträger (KT) werden die Firma X, Y und Z eingerichtet und als Kostenstellen (KS) die Fahrzeuge.

Da die Fahrzeug-Versicherung in einem gesamten Betrag abgebucht wird, habe ich diese als Hilfs-KS eingerichtet und lasse den Beitrag dann prozentual an die KS (Fahrzeuge) umlegen. Die KS kann ich dann recht gut den KT zuordnen, da ich ja weiß welches Fahrzeug bei welcher Firma gefahren wird. Ggf. kann aber schon beim buchen ein Verteilungsschema angelegt werden. So könnte man sich die HKS sparen.

Durch das Anlegen der Firmen X, Y und Z als KT, kann man dann auch gut die Ausgangsfrachten weiterberechnen und Druckkosten weiterberechnen, da man ja auch hier weiß, für welchen Firmen die Kosten angefallen sind.

Für unklare Dinge wie Rechts- und Beratungskosten, Abschluss- und Prüfungskosten usw. habe ich noch keine Lösung bzw. keinen geeigneten Verteilungsschlüssel.

Welche Dinge gehören nicht in eine Kostenrechnung? Ich denke da beispielsweise an Abschreibungen, Steuern und solche Dinge.