Hallo Harry,

habe übrigens meine Diplomarbeit mit 1,8 bestanden und bin also nun endlich fertig mit Studium. Übrigens zum Leiharbeiterproblem von damals...
Der Becksche Kommentar zum WP Handbuch sieht es auch so die Leiharbeiter in die Material und eben nicht in die Personalkosten zu gliedern. Dieses tolle Wissen habe ich dann auch in meiner Verteidigung gebracht. Das schlug ein wie ne Bombe... Da konnte ich sozusagen ganz schön schlau tun ;-)

Aber nun zu was anderen. In meiner jetzigen Firma werden sämtliche Aufgaben über das eigene Rechnungswesen erschlagen unter anderen die Kreditorenbuchführung. Wir buchen nach dem System der offenen Posten. Dieses System sieht ja nach meinem tollen Haufe Handbuch ein Duplikat für jede Rechnung vor. Ich weiß allerdings von anderen Firmen das auf dieses Duplikat verzichtet wird (Es wird ja eh eine Primanota gedruckt, die so den lückenlosen zeitlichen Aspekt genüge tun sollte)

Nun ist meine Frage gibt es für solche Probleme Quellen aus denen man sich unterichten kann, könntest du mir dazu was sagen zumindest wo man sowas nachlesen könnte finde nämlich leider nichts verbindliches. Bin nur der Auffassung das bei uns das Kopieren der Originalrechnung eine überflüssige Handlung ist, da die Originale eh archiviert werden.

vielen Dank

MfG Marco

Hallo Marco,

das Original einer Rechnung bekommt, egal wie man bucht, nach meinem Verständnis der Briefkasten in der Hoffnung, daß der Kunde es irgendwann in den Fingern hält und den Wink mit dem Zaunspfahl versteht. Es ist also körperlich dann nicht mehr im leistenden Unternehmen vorhanden, wodurch sich die Herstellung eines Duplikates leider nicht vermeiden läßt. Zum einen sollte man später nachvollziehen können, was der Kunde wann gekauft und zu bezahlen hat. Andererseits macht es sich auch im Zuge einer Betriebsprüfung nicht schlecht, wenn man vermeiden will, daß der Prüfer die Umsätze nach Richtsätzen schätzt.

Grüße,
Peter

Hallo Peter,

danke für die Antwort. Wahrscheinlich muss ich mich für meinen schlechte Erläuterung des Themas entschuldigen. Ich spreche nicht von der Debitoren- sondern von der Kreditorenbuchhaltung. Das bedeutet die Frage bezieht sich auf die Rechnungslegung unserer Lieferanten an uns, wir müssen also bezahlen.

Somit steht die Frage immer noch... :-)

VG Marco

Hallo Marco,

Entschuldigung - ich habe gepennt und hätte dies besser im Bett als vor dem Rechner tun sollen. Du hast ja deutlich genug geschrieben, daß es sich um die Kreditorenbuchhaltung handelt.

Diese zu erledigen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die profanste wäre, alle Eingangsrechnungen in einem Ordner nach Fälligkeit abzuheften und nach der Bezahlung hinter die Bankauszüge umzusortieren, so wie das vermutlich die meisten machen, die ihre Buchhaltung vom StB erledigen lassen. Je nach Umfang ist das eine einfache, leicht überschaubare Methode, die auch dann noch funktioniert, wenn der Computer kaputt ist.

Alles darüber hinaus ist mehr oder weniger Geschmackssache dahingehend, wie die Ablage organisiert wurde und welche Aufgaben dem Rechnungswesen zugewiesen sind.
Für den Fiskus muß eine beliebige Ausgabe als Betriebsausgabe qualifiziert werden können (dazu kommen noch Spezialfälle, wie Bewirtung, Reisekosten, Geschenke u. dgl.). Werden die Belege bspw. außerdem noch im Lager, zur Ermittlung von Boni, Mengenrabatten, für Reklamationen und anderem gebraucht, kommt man natürlich an entsprechend vielen Duplikaten nicht vorbei - oder an einem Dokumentenmanagementsystem, wenn man über die zehn Jahre Aufbewahrungsfrist nicht in Papier ersticken will.
Eine gesetzliche Verpflichtung, Eingangsrechnungen an verschiedenen Orten aufzubewahren, gibt es nicht. Wichtig ist nur, bei Bedarf das Original kurzfristig vorweisen zu können.

Grüße,
Peter

Hallo Peter,

danke für deine Antwort. Rechnungswesen wird bei uns komplett im Haus realisiert. Wir haben so ca. 12000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Und da ist halt auffällig, dass jede Rechnung dupliziert und somit auch doppelt kontiert wird. Daher überlege ich halt ob man das Duplikat nicht einsparen kann. Was du sagst scheint auch schlüssig zu sein habe auch im HGB oder in der AO nichts finden können, was darauf schließen lässt ein Original zu duplizieren. Man muss es halt nur vorweisen können, wenn es gebraucht wird.

VG Marco

Hallo,

bei 12.000 Eingangsrechnungen halte ich es für ein Gerücht, daß diese nur dupliziert werden, um das Archiv zu füllen und das Kopiergerät abzunutzen. Bevor ich als Novize mit Verbesserungsvorschlägen käme - die ja immer implizieren, daß die gestandenen Leute sich bisher blöd angestellt haben - würde ich erstmal schauen, was man mit den Duplikaten so treibt.

Grüße,
Peter

Da hast du schon Recht, deswegen versuche ich ersteinmal Informationen über das Thema zu sammel bevor ich mich diesbezüglich äußere. Abgesehen davon kommt der Auftrag zur Novellierung dieses Prozesses ohnehin von der Geschäftsleitung.

Abgesehen davon kann man Prozesse immer auf die eine oder andere Weise verändern, vielfach sogar verbessern. Die ausgeklügelten Anreizsysteme der Automobilindustrie oder der Deutschen Post belegen dies und verschaffen den jeweiligen Mitarbeitern darüber hinaus finanzielle Vorteile für durchgeführte und/ oder eingereichte Verbesserungsvorschläge.

Das Problem, dass man den bisherigen Stelleninhabern, bei einer Veränderung auf die Füße tritt, bleibt dabei oft nicht aus, ist aber Vorraussetzung für Veränderung. Es ist ja auch nicht das erklährte Ziel jemanden "Blöd dastehen zu lassen" sondern die Sache an sich zu voran zu treiben.

VG Marco

Hallo Marco,

die Frage, wozu diese ominösen Duplikate bis dato konkret verwendet werden, steht immer noch ungeklärt im Raum. Dieser nachzugehen, wäre für mich der erste Schritt.
Erst dann kann man darüber philosophieren, ob dieser Zweck überhaupt weiterhin verfolgt werden muß - und wenn ja, ob und wie er auch einfacher erreicht werden kann.

Grüße,
Peter