Muss man eigentlich zu jeder Buchung einen schriftlichen Beleg "fertigen und abeften" oder reicht es aus, im Rechnungswesen-Programm (z.B. SAP R/3) zu buchen ?

Hi,

das Belegprinzip ist weitgehend gewohnheitsrechtlich und nicht explizit im Gesetz verankert. Nach §238 Abs. 1 Satz 2 HGB muß die Buchführung "so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen" (gleichlautend §145 Abs. 1 AO). Das impliziert nicht unbedingt einen auf Papier ausgedruckten und abgehefteten Beleg. §238 Abs. 2 HGB weiß dazu: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten". §145 Abs. 2 AO dazu: "Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird."

Die elektronische Buchführung ist also ausdrücklich zugelassen (und durch die Prüfungsanforderungen des §146 Abs. 5 AO indirekt vorgeschrieben). Es genügt also, Buchungssätze, die das Programm erzeugt, auch nur im Programm aufzubewahren. Selbst Fremdbelege müssen nicht im Originaldokument aufbewahrt werden, wenn die gesetzlichen Anforderungen der "bildlichen Übereinstimmung" (§257 Abs. 3 HGB, §147 Abs. 2 AO) erfüllt werden.

Kleiner Tip: Wenn Du schon mit SAP buchst, bist Du sicher kein kleiner Handwerksbetrieb ;-) Wolltest Du alles auf Papier abheften, würdest Du in Papier ersticken!

Hallo,

ein Grundsatz des Rechnungswesens besagt zwar "keine Buchung ohne Beleg", aber in Zeiten elektronischer Dokumentenverwaltung muß dieser nicht in jedem Falle Papierform haben. Wichtig ist generell, daß man anhand des "Beleges" den Anlaß der Buchung und ihre Richtigkeit nachvollziehen kann. Bei Vorgängen, bei denen der Gesetzgeber die Berechtigung zum Vorsteuerabzug vom Besitz eines den Vorgaben des § 14 UStG genügenden Dokumentes abhängig macht, bin ich mir nicht so sicher, daß Einscannen und anschließendes Vernichten eine wirklich gute Idee ist.

Natürlich stellt ein teilweise papierloses Rechnungswesen eine besondere Herausforderung an die Datensicherheit dar und es soll nicht darüber hinweggesehen werden, daß der Unternehmer verpflichtet ist, diese Dokumente während der Aufbewahrungsfrist von ggf. sogar mehr als zehn Jahren jederzeit lesbar zu machen. Das heißt dann eventuell, daß bei einem Systemwechsel die Daten portiert werden müssen oder, wenn das nicht möglich ist, die alte Technik weiter vorgehalten werden muß!

Grüße,
Peter

Moin Peter,

und genau hier liegt das Problem:

Zitat

Natürlich stellt ein teilweise papierloses Rechnungswesen eine besondere Herausforderung an die Datensicherheit dar und es soll nicht darüber hinweggesehen werden, daß der Unternehmer verpflichtet ist, diese Dokumente während der Aufbewahrungsfrist von ggf. sogar mehr als zehn Jahren jederzeit lesbar zu machen. Das heißt dann eventuell, daß bei einem Systemwechsel die Daten portiert werden müssen oder, wenn das nicht möglich ist, die alte Technik weiter vorgehalten werden muß!

Wenn nämlich die Datensicherung "kaputt" ist, fängt der Ärger an.

Ich hatte einen Fall, wo man sich schließlich auf einem "Schätzungsniveau" getroffen hat, wobei Dir sicher bekannt ist, wie "Schätzung" im Rahmen einer BP technisch gesehen funktioniert. :wink:

Ciao!