Hallo,
weiß nicht, ob ich das richtige Brett getroffen habe. Wenn nihct verschieben.
Es geht um Aufbewahrungspflichten von Steuerlich relevanten Themen.
Normal sollte es ja so sein, das bei einer DV gestützen FiBu die Daten elektronisch auswerdbar sein wenn es u.U. zu einer Aussenprüfung kommt. Was ist mit rechnungen die man in Word erstellt? Müssen diese auch auf z.b. CD gebannt werden oder reicht hier die Papierform?
Gruß Marc

Die Papierform reicht, da bei deiner rechnung oder bei einem geschäftsbrief ja schleißlich keine ansonsten nichtnachvollziehbaren rechnungen im hintergrund versteckt sind wie bei einer Fibu. Dort sagen die Ausdrucke nichts darüber aus, wie die daten zustandegekommen sind.

Hallo,
nun hat aber ein Wirtschaftsprüfer aber gesagt, das auch Exceltabellen digital gespeichert werden müssen, auch wenn nur das Ergebnis in die Fibu eingeht.

Hi Marc,

hier wäre mE nach zunächst zu prüfen, ob die betrachtete Person buchführungspflichtig i.S.d. §§238ff HGB, 140ff AO ist. Wenn nein, besteht nur eine allgemeine steuerrechtliche Mitwirkungspflicht (u.a. §90 Abs. 1 AO). Allerdings können Aufzeichnungspflichten nach anderen Rechtsvorschriften gegeben sein, z.B. aufgrund der Pflicht zu Erstellung einer Einnahme-Überschuß-Rechnung im einkommensteuerlichen Sinne.

Liegt aber eine vollumfängliche kaufmännische Buchführungspflicht vor, so sind die in §147 Abs. 1 AO genannten Unterlagen geordnet aufzubewahren. Dazu gehört auch, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Für Buchführungspflichtige ist damit die elektronische Buchführung indirekt vorgeschrieben. Die alte Vorschrift, daß Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden können (ehemals §147 Abs. 2 letzter Satz AO) ist aufgehoben worden.

§147 Abs. 2 Nr. 1 fordert nur eine inhaltliche Übereinstimmung der aufbewahrten Daten. Daher wäre es mE nach ausreichend, wenn die ja vermutlich hinter Word steckende SQL-Datenquelle oder wie immer Ihr das macht aufbewahrt wird, weil diese alle Daten enthält, die für die Buchungen relevant sind. Am Ende muß ja de facto immer eine Datenbank dahinterstehen. Allerdings fordert §147 Abs. 1, daß auch "Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe" und "sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind" aufbewahrt werden. Falls also wirklich einzelne, selbständig lesbare Word-Dateien entstehen (??), wären diese damit auch aufbewahrungspflichtig. Falls aber, wie ich vermute, nur ein Word-Containerdokument verwendet wird, das auf Daten aus einer Datenquelle zugreift, wäre es ausreichend, dieses eine Containerdokument und die Datenquelle aufzubewahren. Das ist ohnehin die praktisch bedeutsame Methode, denn welcher Buchführungspflichtige schreibt schon Rechnungen einzeln mit Word? Schon die neue Pflicht zum Nummerieren von Rechnungen macht das sehr zeitraubend und umständlich!

"HZingel" schrieb

... denn welcher Buchführungspflichtige schreibt schon Rechnungen einzeln mit Word? ...

Wir ;-) Das ist nicht so umfangreich was wir an Rechnungen haben, da wäre der Aufwand um ein weiteres höhr und für uns zu teuer eine Datenbank zu schreiben bzw. lasse. Ausserdem fehlt dazu das Verständnis und auch der Wille für eine sollche Umstellung. Aber egal. Wir sind voll Buchführungspflichtig, dehalb auch die Frage. Ansich ist es ja auch kein Problem bei unserem geringen Umfang die Rechnungen einmal im Monat (wenn überhaupt) auf CD zu bannen. Da wir eh eine monatliche Sicherung auf extern Trägern machen kann man das ja verbinden.
Wenn sich aber der Umfang erhöht sollte man sich aber wohl doch Gedanken machen zu deinen genannten Punkten.
Gruß

"Marc" schrieb

Hallo,
nun hat aber ein Wirtschaftsprüfer aber gesagt, das auch Exceltabellen digital gespeichert werden müssen, auch wenn nur das Ergebnis in die Fibu eingeht.

Hallo Marc,

der Hintergrund der Verpflichtung, eine EDV-gestütz-geführte Buchhaltung auch in dieser Form zu archivieren, ist doch der Wunsch der Finanzverwaltung, die Datenbankfunktionen zu effektiveren Betriebsprüfungen nutzen zu können. In diesem Zusammenhang erschließt sich mir nicht die Notwendigkeit, unbedingt auch die mit einer gewöhnlichen Textverarbeitung erstellten Ausgangsrechnungen auf diesem Wege zu archivieren. Bei den Excel-Tabellen erscheint mir der Nutzen der elektronischen Archivierung nur darin zu bestehen, später leichter eingebaute Berechnungsformeln nachvollziehen zu können. Beschränken sich diese auf einfache Summierungen, so halte ich das für überflüssig.

Einen interessanten Rationalisierungseffekt würde man mithin nur erzielen, wenn man die Steuerpflichtigen verdonnern würde, die Eingangsrechnungen in ein elektronisches Dokumentensystem einzuspeisen - das wäre aber wohl definitiv das Ende des deutschen Mittelstands ;-).

Grüße,
Peter