Ich bräuchte Hilfe bei bearbeitung meines Projekts:
Projekt: Ablage von Kundenbestellungen numerisch organisieren: Durchführung und Dokumentation der Neuorganisierung

Was kann man noch ergänzen? Es soll für leihen verständlich sein.


Das bisherige Ablagesystem
Die Debitoren sind Alphabetisch und nach absteigendem Datum.

Beispiel
Wenn wir eine Lieferung versenden müssen wir die Auftragsbestätigung bei „AB offen“ raussuchen und bei „AB erledigt“ ablegen. Dabei hatten wir oft das Problem, dass Auftragsbestätigungen falsch abgelegt oder fehlten. Dadurch wussten wir nicht ob die Aufträge schon bearbeitet waren.

Problem
Die Bestellungen sind im Moment nach Name und dann nach Datum geordnet. Zu einer laufenden Kunden-Bestellung gehören das Bestellformular und die Auftragsbestätigung. Hierbei bestand das Problem, dass eines der beiden Dokumente nur schwer zu finden ist, da sie nicht richtig eingeordnet waren.
Da sich das Format der Bestellnummern der Kunden oft unterscheidet ist es nicht möglich danach zu Ordnen.

Vorschlag für ein effizienteres Ablagesystem
Unser Vorschlag für ein effizienteres Ablagesystem wäre, ab jetzt Auftragsbestätigungen und die dazugehörigen Bestellungen zusammen zu tackern, wobei die Auftragsbestätigung vor die Bestellung getackert wird.
Wir haben ein neues Deckblatt für die Ordner entworfen

Klingt gut, aber meint du echt Auftragsbestätigung?

Ich kenne die nämlich nur so:

Wir machen Angebot auf Anfrage.
Auf Angebot folgt Annahme durch Kunden (Kaufvertrag).
Wir schicken sofort die Auftragsbestätigung. Die ist doch nur dazu da, zu zeigen, dass wir die Bestellung bekommen haben und sie erfüllen werden?

Ich kann mir bei dir eher eine Lieferbestätigung vorstellen, die dazu da ist, den Versand dann zu bestätigen

die würde ich dann an die Bestellung tackern, weil die das erfüllen des Kaufvertrages dann wirklich zeigen;D

aber nur meine meinung, klingt aber schonmal gut wie du´s sonst geschrieben hast.

mfg,