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Steuerliche Außenprüfung: Rechtsgrundlagen und mehr Tips

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Auch dieser Inhalt stammt aus meinem Lexikon für Rechnungswesen und Controlling (S. A-107 f) und wurde für dieses Posting gekürzt uznd zusammengestellt:

Die Außenprüfung ist in der Abgabenordnung in den §§193 bis 207 geregelt. Sie ist nur bei Steuerpflichtigen zulässig, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Einkünfte aus Land- und Fortwirtschaft oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit haben (§193 AO) und dient der Ermittlung steuerlicher Verhältnisse des Steuerpflichtigen, auch in mehreren Steuerarten und mehreren Besteuerungszeiträumen gleichzeitig (§194 Abs. 1 AO). Die Prüfer haben dabei die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse unparteiisch zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen aufklären und den Steuerpflichtigen über mögliche Steuerliche Auswirkungen zu unterrichten (§199 AO). Sofern kein Verdacht auf eine Steuerordnungswidrigkeit oder auf Steuerhinterziehung vorliegt, ist die Außenprüfung rechtzeitig anzukündigen (§197 AO). Die Prüfer haben sich in jedem Fall bei Erscheinen unverzüglich auszuweisen (§198 AO). Eine verdeckte Steuerprüfung ist also unzulässig. Während der Außenprüfung treffen den Steuerpflichtigen zahlreiche Mitwirkungspflichten. u.a. die Vorlage von Belegen und Erteilung von Auskünften (§200 AO), die durch die Verschärfung der Aufbewahrungspflichten gemäß §147 AO ab 2002 noch intensiviert wurden. Das Ergebnis der Außenprüfung ist in einer Schlußbesprechung darzulegen (§202 AO), und es ergeht ein schriftlicher Bericht (§202 AO).
Außenprüfungen finden bei Großbetrieben nahezu jedes Jahr statt, werden aber mit abnehmender Betriebsgröße viel seltener. Kleinbetriebe und Freiberufler brauchen kaum mit ihnen zu rechnen. Ihre Häufung ist auch regional recht unterschiedlich. Beides ist angesichts des Grundsatzes, daß jeder vor dem Gesetz gleich sein solle (Art. 3 Abs. 1 GG), verfassungsrechtlich äußerst problematisch.
Häufige konkrete Anlässe für Außenprüfung sind:
[list]Mehrergebnisse bei einer vorher bereits durchgeführten Außenprüfung,

Umsatz/Gewinn-Verhältnis liegt deutlich unter dem Branchendurchschnitt,

hohe Gewinne oder Entnahmen verbunden mit niedrigen Zinseinkünften,

geringe Entnahmen bei hohen Privatausgaben oder aufwendigem Lebensstil des Steuerpflichtigen,

Kontrollmitteilungen anderer Finanzbehörden,

größere Abweichungen zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung, z.B. aufgrund von Buchführungsmängeln,
Abfindungen, Einmalzahlungen oder Zuschüsse aller Art,

Vermutung fingierter Vorgänge (etwa Scheinfirmen, Scheingeschäfte oder Vorgänge ohne Rechnung),

branchenuntypische Geschäfte, insbesondere Nebengeschäfte aller Art,
Geldschenkungen, Übertragungen von Bankguthaben oder Wertpapieren, insbesondere Zahlungen von Schmiergeld,

Zusammentreffen von Anstellungs- und Beratervertrag.[/list:u]
Bei den meisten Außenprüfungen werden nur spezifische Sachverhalte überprüft, die besonders „ergiebig“ scheinen. Solche Scherpunkte einer Außenprüfung bei Unternehmern umfassen:

[list]vollständige Erfassung aller Betriebseinnahmen,

Prüfung von Vermögenszuwächsen,

Abgrenzung Betriebsvermögen/Privatvermögen, Betriebseinnahmen/Einlagen, Betriebsausgaben/Entnahmen, „Liebhabereien“,

Verträge mit Familienangehörigen,

Auslandsbeziehungen,

Investitionszulagen und Sonderabschreibungen,

Gesellschaftsverhältnisse (z.B. Ernsthaftigkeit, Familiengesellschaften, Betriebsaufspaltung, Wechsel der Unternehmensform, Verträge mit Gesellschaftern)

Betriebserwerb, -umwandlung, -verpachtung, -aufgabe, -veräußerung,

Grundstückskäufe und -verkäufe sowie Nutzungsänderungen,

Finanzanlagen, Beteiligungen, Wertpapiere,

Umsatzsteuerfragen,

Wertberichtigungen, speziell Einzelwertberichtigungen.[/list:u]
Die Außenprügung kann in eine strafrechtliche Ermittlung wegen einer Steuerordnungswidrigkeit oder Steuerhinterziehung übergehen. Eine plötzliche Unterbrechung einer Außenprüfung ohne ersichtlichen Grund ist ein diesbezügliches Alarmsignal. Vielfach werden Betriebsprüfer eine Außenprüfung nicht in ein Strafermittlungsverfahren überführen wollen, weil aufgrund des strafrechtlichen Grundsatzes, sich nicht selbst belasten zu müssen, der Steuerpflichtige im Rahmen einer Strafermittlung schweigen und auf seinen Rechtsanwalt verweisen kann, also die Mitwirkungspflichten des §200 AO stark eingeschränkt werden. Belege müssen allerdings immer noch vorgelegt werden. Durch eine Selbstanzeige kann sich ein Steuerpflichtiger vielfach von Strafe befreien (§378). Bei Beginn einer strafrechtlichen Ermittlung ist der Beschuldigte auf sein Aussageverweigerungsrecht hinzuweisen. Unterläßt der Steuerprüfer dies, so kann die Rechtsfolge ein strafrechtliches Verwertungsverbot für die ermittelten Sachverhalte sein.
Von einer Strafverfolgung wird vielfach abgesehen, wenn ein Hinterziehungsvorsatz nicht nachweis bar ist und/oder bestimmte, nur inoffiziell gültige Grenzen nicht überschritten werden. Derzeit findet die Verfolgung einer Steuerordnungswidrigkeit oder -Straftat nur statt, wenn mehr als ein bestimmter Mindestbetrag hinterzogen worden ist, der zudem im Norden der Republik höher liegen soll als im Süden, aber in keiner Vorschrift gesetzlich oder sonst formal geregelt ist. Auch diese umstrittene gewohnheitsrechtliche Praxis ist hinsichtlich des Art. 3 Abs. 1 GG außerordentlich problematisch.
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Die Befugnisse der Finanzbehörden sind durch Änderung des § 210 AO erweitert worden. Somit können Betriebsprüfer nunmehr jederzeit zu einer sogen. "Nachschau" erscheinen und diese in eine Außenprüfung überleiten.

Um dem gen. Art. 3 GG besser gerecht zu werden, überprüft die Finanzverwaltung nunmehr im Rahmen ihrer Möglichkeiten auch eine gewisse Anzahl nach dem Zufallsprinzip ausgewählte kleinere Unternehmen. Es ist nichts außergewöhnliches, daß derartige Prüfungen ohne Beanstandungen abgeschlossen werden.

Steuerstraftaten sind Vorsatzdelikte, der Vorwurf der Steuerhinterziehung setzt also den belegbaren Willen voraus, "Steuern zu verkürzen oder für sich oder andere nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen" (§ 370 AO). Wer als Stpfl. ein gesundes Unrechtsbewußtsein hat, sollte also durchaus wissen, ob er sich in einer strafrechtlich relevanten Situation befindet.

Ein Stpfl. kann in der Regel nicht einschätzen, ob eine Unterbrechung der Prüfung lediglich organisatorische (die Prüfer bearbeiten oft mehrere Fälle gleichzeitig, gelegentlich wird eine Prüfung gar nur wegen drohender Verjährung formal begonnen) oder Gründe hat, die mit seinem Fall zu tun haben. Werden jedoch plötzlich Vorgänge zum Gegenstand der Untersuchung gemacht, bei denen die reguläre Festsetzungsverjährung bereits abgelaufen ist, so macht das natürlich nur unter dem Aspekt Sinn, daß diese entweder in die eigentlich zu prüfenden, nachfolgenden Zeiträume hineinwirken (das sollte der Prüfer auf Nachfrage erläutern können) oder daß der Betriebsprüfer einen "Anfangsverdacht" hegt. Um hier überhaupt äquivalent reagieren zu können, sollte man sich über die unterschiedlichen steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 ff. AO) und über die davon abweichende Strafverfolgungsverjährung informieren.
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Ich sehe meinen Vorschlag zur Erstellung von Checklisten aufgegriffen und möchte dieses Thema um einen Beitrag erweitern, den ich in einer Zeitschrift des Handwerks gefunden habe:

Betriebsprüfung: Verschärfter Zugriff auf die EDV

Die Betriebsprüfer dürfen sich seit Anfang 2002 der Firmen-EDV bedienen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu kürzlich die Grenzen definiert.
Nach dem neuen Paragrafen 147 Absatz 6 AO dürfen die Steuerbeamten Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten nehmen und das betriebliche Datenverarbeitungssystem nutzen. Für den Unternehmer ist das Übel: Zum einen heißt das, mehr Aufwand für die EDV und Aufbewahren von Daten sowie Hard- und Software (zehn Jahre). Zum anderen heißt das, größeres Risiko. Denn per EDV läuft die Betriebsprüfung für die Beamten einfacher und effi-zienter. Das Bundesfinanzministerium setzt aber Grenzen:
1. Zugriffsmöglichkeiten. Der Betriebsprüfer kann unmittelbar auf den betrieblichen PC zugreifen (Nur-Lesezugriff auf die Systeme beim Handwerksunternehmer, auch kann er vor-handene Auswertungsprogramme nutzen, um steuerlich relevante Daten zu filtern und zu sortieren). Er kann sich die Daten nach seinen Vorgaben vom Unternehmen maschinell auswerten lassen, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Er kann sich einen Datenträger mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen sowie den notwendigen Informationen (etwa Verknüpfungen) übergeben lassen.
2. Auswertbarkeit. Die Finanzverwaltung akzeptiert keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen vorgefiltert wurden und nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten ent-halten.
3. Zeitraum des Datenzugriffs. Seit Jahresbeginn kann der Betriebsprüfer auf elektronische Daten der Vorjahre zurückgreifen. Archivierte Daten von vor 2002 sind während ihrer gesam-ten Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren in den Computer einzuspielen. Nur wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre (neue Datenerfassung, Wechsel der Hard- oder Software) kann sich der Unternehmer dem Wunsch des Betriebsprüfers wider-setzen.
4. Unterlagen auf Papier. Der Betrieb ist nicht verpflichtet, Geschäftsbriefe etwa, welche ihm nur in Papier vorliegen in den PC einzuscannen und zu archivieren.
5. E-Mails. Soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sie aufbewahrt wer-den. "Eine elektronisch übersandte E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, dass für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss", heißt es beim BMF. Beispiel: Eine per E-Mail übersandte Reisekostenabrechnung in Tabellenkal-kulationsformat. E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten können in den Papierkorb.
6. Aufbewahrungsfrist. Zehn Jahre müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahres-abschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und alle zu deren Verständnis notwendigen Ar-beitsanweisungen sowie Organisationsunterlagen aufbewahrt werden, auch alle Buchfüh-rungsbelege. Handels- oder Geschäftsbriefe hingegen brauchen nur sechs Jahre verwahrt werden.

Datum: 10.10.2002 / Quelle: handwerk magazin

Was das Statement von Peter zum Thema Betriebsprüfung angeht, möchte ich hier nur bemerken, dass heute kaum Unternehmen (KMU) in der Lage ist ad hoc auf die verschiedensten Anforderungen von Behörden zu reagieren, die der Meinung sind, ein Wörtchen mitreden zu müssen. Neben dem FA möchte ich exemplarisch nur das Umweltamt, die Gewerbeaufsicht, die Berufsgenossenschaft, Arbeitsamt usw. usf. benennen.

MfG
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Zu dem angesprochenen Thema EDV und Betriebsprüfung möchte ich folgendes anmerken:

Die genannte Verpflichtung betrifft nur Unternehmer, die ihre Buchhaltung per EDV durchführen. Wer also (wie noch einige unserer Mandanten) noch ein Journal schreibt, wird durch diese Regelung nicht gezwungen, sich anläßlich einer Betriebsprüfung einen PC zu kaufen und die im Journal handschriftlich vermerkten Buchungssätze in ein Buchhaltungsprogramm einzutippen. In einem solchen Falle muß der Betriebsprüfer auch weiterhin mit diesem Journal vorlieb nehmen, vorausgesetzt natürlich, es ist ordnungsgemäß geführt.

Für alle anderen Unternehmer gilt im Wesentlichen das oben gesagte, elektronisch gespeicherte Daten müssen (auf Anforderung in der Prüfungsanordnung) elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Finanzverwaltung hat dazu drei Spielarten zur Auswahl.

Der Unternehmer trägt das Risiko, daß der Betriebsprüfer bei der Nutzung der unternehmenseigenen EDV stl. nicht relevante Daten einsieht (neue Entwicklungen, vorbereitete Patente usw.) oder durch ungeschicktes Vorgehen Hardwareschäden bzw. Datenverluste verursacht: der Betriebsprüfer ist auf Kosten des Unternehmens in die Bedienung spezieller Software einzuweisen.
Die erforderlichen Abschottungsmaßnahmen lassen sich in der Regel am einfachsten und preisgünstigsten dadurch realisieren, daß man die entsprechende Software und die prüfungsrelevanten Daten auf einem nicht ins Unternehmensnetz eingebundenen PC installiert.


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