Geschäftsmodelle und die entsprechenden Abläufe in Unternehmen und Betrieben werden zunehmend komplexer – zurückzuführen ist das unter anderem auf immer globaler ausgerichtete Kunden- und Geschäftskontakte, lange und teilweise unübersichtliche Wertschöpfungsketten und einen immer spezifischer werdenden Wettbewerbsdruck.
Die Zeiten, in denen ein manuelles Daten-und Prozessmanagement zur Bewältigung der täglichen organisatorischen Herausforderungen ausreichend war, sind dementsprechend lange vorbei. Um den Überblick zu behalten, verwenden heutzutage immer mehr Unternehmen eine sogenannte Geschäftsprozessmanagement-Software (abgekürzt oft auch einfach als GPM bezeichnet).
Begünstigt wird die zunehmende Verwendung von GPM auch durch die Tatsache, dass sich die ständige Prozessoptimierung mittlerweile zu einem der entscheidenden Faktoren entwickelt hat, die den langfristigen Erfolg eines Unternehmens definieren. Doch was bezeichnet der Begriff des Geschäftsprozessmanagements eigentlich genau, und was sind seine konkreten Aufgaben und Zielsetzungen?
Aufgaben und Vorteile des Geschäftsprozessmanagements
Als Geburtsstunde des Geschäftsprozessmanagements gilt die Arbeitsteilung der frühen Industrialisierung; schließlich liegt dem GPM die Kernidee zu Grunde, dass jede Arbeit, die sich in mehrere unterschiedliche Tätigkeitsschritte und –abläufe unterteilen lässt, in irgendeiner Form organisiert und gesteuert werden muss. Heutzutage dient das Geschäftsprozessmanagement in erster Line der Identifikation, Steuerung und Optimierung von geschäftlichen und betrieblichen Abläufen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens – der Fokus liegt dabei oft auf den kundenbezogenen Aspekten. Mit ihrer Hilfe können zum Beispiel organisatorische Faktoren und deren technische Umsetzung analysiert und verbessert werden.
Langfristig verfolgt das Geschäftsprozessmanagement vor allem das Ziel, die gesammelten Informationen dazu zu verwenden, unternehmensinterne Prozesse so zu gestalten, dass sie der Erfüllung von Kundenwünschen und –bedürfnissen in optimaler Art und Weise entsprechen, die Bearbeitung schneller, effektiver und kostengünstiger machen und zur Sicherung der langfristigen Unternehmensziele beitragen. Neben der erhöhten Kosteneffektivität lassen sich als weitere Vorteile vor allem auch die gesteigerte Transparenz und Flexibilität sowie die verbesserte Team-Kollaboration nennen, die mit der Nutzung einer entsprechenden GPM-Software einhergehen.
Welche konkreten Funktionen bietet eine GPM-Software?
Entsprechend der hohen Nachfrage gibt es auf dem Markt mittlerweile zahlreiche Anbieter von GPM-Software. Um den Begriff des Geschäftsprozessmanagements etwas weniger abstrakt zu machen, möchten wir anhand eines konkreten Beispiels aufzeigen, was eine GPM-Software alles leisten kann. Ein Anbieter ist zum Beispiel das Unternehmen Comindware, welches unter anderem unterschiedliche IT-Lösungen für Prozess- und Projektaufgaben entwickelt. Eines ihrer Produkte ist die Comindware Process-Software, welche konkrete Funktionen wie die Prozess- und Datenanalyse, Möglichkeiten zur Modellierung, Automatisierung und Berichterstellung sowie zur Geschäftsdatenverwaltung bietet.
BPMS – Comindware Process ermöglicht es Unternehmen außerdem, manuelle oder in verschiedenen Systemen ablaufende Prozesse zusammenzufassen und zu automatisieren und routinemäßig ablaufende Vorgänge in Echtzeit zu messen und zu analysieren. Darüber hinaus umfasst es eine eingebaute Umgebung, welche es den Mitarbeitern erlaubt, jederzeit auf wichtige Daten und Dokumente zurückzugreifen und miteinander zu kommunizieren. Um die Dienste immer und überall nutzen zu können, sind viele Arbeitsbereiche außerdem auch auf mobilen Endgeräten verfügbar. Um einen konkreten Einblick in ihre Geschäftsprozessmanagement-Software zu ermöglichen, bietet Comindware Interessenten außerdem die Möglichkeit, Comindware Process in einer Demo-Version zu testen.
Welche Rolle spielen GMP-Systeme tatsächlich für den Unternehmenserfolg?
Offenbar eine große – zumindest, wenn es nach den Unternehmen selbst geht (und die müssen es schließlich am besten wissen). Laut der Studie „Zukunftsthema Geschäftsprozessmanagement“ der Aktien- und Wirtschaftsprüfergesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) und der Universität Würzburg steht das Geschäftsprozessmanagement schon seit einigen Jahren „ganz oben auf der Agenda zur Organisationsentwicklung“. So konnte ein Großteil der im Rahmen der Studie befragten Unternehmen einen direkten Zusammenhang zwischen dem Einsatz des Geschäftsprozessmanagements und ihrem Unternehmenserfolg erkennen. Dementsprechend gehört das GPM trotz zahlreicher Kosteneinsparungen nach wie vor zu den Bereichen, in welche die meisten Unternehmen nach wie vor bereitwillig investieren.
