Der Finanzer: Jahresabschlussanalyse für kleine Unternehmen

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Viele kleine Unternehmen lassen ihr Rechnungswesen vom Steuerberater erledigen. Und geben dafür eine ganze Menge Geld aus.  Sparen Sie bares Geld! 

Der Finanzer ist eine spezielle Software zur Jahresabschlussanalyse und Kennzahlenrechnung. Das spart den Steuerberater zwar nicht ganz ein, aber viele seiner Leistungen: Saldenliste, Bilanzauswertung, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Kennzahlenauswertung, Summenbilanz, Cash Flow Rechnung, Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA).

Der Finanzer, Screenshot

Funktionsumfang des Finanzers

Stammdaten:

  • Systemstammdaten
  • Anwenderstammdaten
  • Bilanzschema z.B. nach §266 HGB, vom Anwender frei wählbar
  • GuV-Schema z.B. nach §275 HGB, vom Anwender frei wählbar
  • Cash Flow Rechenschema, vom Anwender frei wählbar (z.B. direkte oder indirekte Methode)
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), frei einstellbar
  • Liste der Kontenpläne
  • Kontenpläne beliebigen Umfanges und beliebiger Anzahl; jedes Konto wird durch Auswertungskennzeichen den Positionen der Bilanz, der GuV, der Cash Flow Rechnung und der BWA zugeordnet.
  • Die Anzahl der möglichen Datensätze ist nur durch den Speicherplatz beschränkt, überschreitet also das, was ein kleineres oder mittelständisches Unternehmen vermutlich braucht, beiweitem

Bewegungsdaten:

  • Salden pro Konto, Eingabe/Änderung/Pflege
  • Der Finanzer ist kein Buchführungsprogramm. Sie können daher die Salden beliebig ändern und jederzeit wieder löschen, um beispielsweise unterjährige Zwischenwerte darzustellen.

Dienste:

  • Datenintegritätskontrolle zur Prüfung der Auswertungskennzeichen auf Richtigkeit und Funktionsfähigkeit
  • Kontenplan neu anlegen oder löschen
  • Datenexport (nur in der freigeschalteten- und nicht in der Shareware-Version)
  • Exportierte Daten erscheinen als TXT-Datei und können ohne Einschränkung in Tabellenkalkulationsprogramme, Textverarbeitung usw. übernommen werden

Auswertungen:

  • Saldenliste
  • Kennzahlenauswertung mit Summenbilanz, Bilanzkennziffern, Erfolgskennziffern sowie Kapitalumschlagskennziffern
  • Bilanzauswertung
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Cash Flow Analyse
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

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Häufig gestellte Fragen

Inhaltliche und theoretische Fragen

Wo kriege ich Hinweise zur Einführung des Finanzers?

Zur Einführung sind jetzt Hinweise und nützliche Tipps veröffentlicht worden!

Warum ist die Saldenliste in den Beispieldaten unausgewogen?

Die Differenz ist genau gerade der Gewinn, der auch in der GuV ausgewiesen ist. Die Bilanz ist ausgewogen – in ihr ist die Differenz der GuV, also der Gewinn, bereits berücksichtigt.

Das Kennzeichen “Summe_minus” in der BWA scheint nicht zu funktionieren!

In der Tat wird durch “Summe_plus” und “Summe_minus” derselbe Summenwert ausgewiesen. Was ein Fehler zu sein scheint, ist aber keiner: Die Addition oder Subtraktion findet nur in der Gesamtsumme statt. Diese erreichen Sie mit dem Kennzeichen “Saldo”. Die Idee dahinter ist, daß jeder Betrag mindestens in der Cash Flow Rechnung und der BWA stets als positive Zahl ausgewiesen werden sollte; erst die durch “Saldo” berechnete Differenz kann negativ sein. Kleiner Tipp: Schreiben Sie die Rechenzeichen in das Feld “Code” (in der Beispiel-Cash Flow Analyse ist es so gemacht).

Kann ich mit der BWA mehrfach gestaffelte Rechnungen erstellen?

Ja; die Anzahl der “Summe_von” muß aber genau der der “Summe_plus” bzw. “Summe_minus” entsprechen. Das wird beim Start der Auswertung überprüft, und Sie erhalten keine Auswertung, wenn es nicht so ist – denn sonst würden Werte fehlen! Der zuvor dargestellte Unterschied zwischen “Summe_plus” und “Summe_minus” funktioniert übrigens auch in der mehrfachen Staffelung!

Wofür ist das Kennzeichen “No_Sum” gut?

Es schließt Beträgt von jeglicher Berechnung (Summierung, Saldierung) aus. Das ist sinnvoll bei den sogenannten “Davon-Positionen” der Bilanz und GuV, die ja eigentlich doppelt aufgeführt sind, aber nicht doppelt berechnet werden dürfen. Man kann auf diese Weise auch erläuternde Zwischenwerte etwa in der BWA einfügen, die ebenfalls im Endsaldo nicht auftauchen.

Wie verwendet man das Kennzeichen “No_Sum”?

Die Konten, die die Zwischen- oder Hilfswerte haben, sollten keine Kennzahlenzuordnung aufweisen, weil die Kennzahlenrechnung “No_Sum” nicht “sieht”. Die Datenintegritätsprüfung weist auf diese Konten hin; den Hinweis können Sie ignorieren.

In der Saldenliste heißt ein Konto plötzlich “**FEHLER**. Warum?

Lassen Sie die Datenintegritätskontrolle laufen, dann erfahren Sie es!

Kann ich mit dem Finanzer meine Steuererklärung machen?

Der Finanzer ist kein Programm für Steuererklärungen – aber er macht Auswertungen, die das Finanzamt vielleicht sehen will, wie Ihre Bilanz oder GuV. Die können Sie auch für das Finanzamt verwenden.

Ist der Finanzer eine Buchführungssoftware?

Nein, er wertet nur die Ergebnisse der Buchführung aus. Sie brauchen also entweder weiterhin einen Steuerberater oder eine Buchführungssoftware – mit dem Finanzer können Sie Kennzahlen und Auswertungen berechnen, die beim Steuerberater relativ teuer sind.

Wo kriege ich theoretische Infos zur Buchführung her?

Eine Reihe von drei umfangreichen PDF-Dateien zur Einführung in die Buchführung finden Sie im Download-Bereich. Schließlich bietet der Autor auch die bekannte BWL CD an, die eine noch viel größere Menge an Unterlagen zu Rechnungswesen und Controlling enthält.
Technische Probleme

Was für Systemvoraussetzungen müssen vorhanden sein?

Der Finanzer benötigt Microsoft® Access® 2000 oder XP. Wenn Access also auf Ihrem Rechner läuft, dann läuft auch der Finanzer. Er wird aber nicht funktionieren, wenn Sie VisualBASIC deaktiviert haben – was manchmal aus Angst vor Viren und anderen Schadprogrammen der Fall ist. Außerdem muß DAO 3.6 vorhanden sein – das ist eine Methode, auf Daten zuzugreifen. Die Bildschirmauflösung sollte mindestens 800 x 600 Pixel betragen; empfohlen werden jedoch 1024 x 768.

Woher weiß ich, daß es bei mir läuft?

Der Finanzer ist Shareware. Das heißt, Sie können ihn kostenlos, unverbindlich und anonym herunterladen und in aller Ruhe 14 Tage lang ausprobieren. Dann sollten Sie wissen, ob es bei Ihnen funktioniert.

Ich habe nur Access 97 (oder Access 95). Ist es möglich, den Finanzer zu nutzen?

Nein. Ich habe diese Version(en) schon lange nicht mehr, das krieg’ ich nicht mehr hin.

Läuft der Finanzer unter der neuen Office 2003?

Ja.

Läuft der Finanzer unter der neuen Office 2007?

Ja. Sie müssen die Ausführung “unsicherer Ausdrücke” zulassen.

Warum kann ich nur Daten exportieren aber nicht importieren?

Die Exportfunktion dient derzeit zur Übernahme von Daten in Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramme. In zukünftigen Versionen wird auch eine Importfunktion vorgesehen, die Daten aus dieser Version übernehmen kann. Es wird aber auch dann nicht möglich sein, nur einzelne Daten zu überspielen, sondern immer nur den kompletten Datenbestand (also eine frühere Finanzer-Version komplett fortzusetzen), denn die einzelnen Komponenten der Daten beziehen sich ja aufeinander: Auswertungsschemata und Kontenpläne müssen zusammengehören. Ist diese Integrität auch nur ein einziges Mal durchbrochen, funktioniert der Finanzer garantiert nicht mehr. Die Übernahme isolierter Einzelbestände von anderen Programmen ist also nicht so einfach möglich!

Warum sind keine Objekte im Datenbankfenster?

Sie sind schon vorhanden, aber nicht zu sehen – damit der Anwender nicht versucht, Änderungen auf Tabellenebene auszuführen. Täte er das, wäre das Risiko nämlich groß, daß er Fehler in die Datenbank trägt, die das Programm nicht mehr abfangen kann.

Hinweise und nützliche Tipps zum Finanzen

Vorbereitung

Besorgen Sie sich die Ausgangsdaten

Sie benötigen den Kontenplan und die Saldenliste von Ihrem Steuerberater oder Buchhalter – beides sollte leicht zu bekommen sein. Wenn Sie schon eine Bilanz und eine GuV haben, dann legen Sie die ebenfalls bereit – zum Vergleich mit den Ergebnissen, die Sie mit dem Finanzer erzielen.

Einführung

Machen Sie sich mit dem Finanzer vertraut

Es wird angeraten, sich die Beispieldaten zunächst anzusehen und damit herumzuexperimentieren. Sie sollten grundsätzlich mit dem Programm vertraut sein. Die Shareware-Periode ist eine gute Zeit dafür, denn während dieser Zeit können Sie alle Daten beliebig verändern und alles unverbindlich und kostenlos ausprobieren – alle Funktionen stehen zur Verfügung, nur der Datenexport ist ohne Freischaltung nicht zugänglich. Drucken Sie sich ggfs. das Handbuch aus. Bewahren Sie eine Kopie der Originalversion auf, auf die Sie zurückgreifen können.

Entscheiden Sie sich für einen Kontenplan

Sie können die vorhandenen Kontenpläne verwenden oder einen neuen eingeben. Wenn Sie einen eigenen Kontenplan eingeben wollen, so legen Sie den zuerst an und geben Sie dann die Konten ein. Stellen Sie in den Systemdaten den Vorschlag auf den von Ihnen eingegebenen Kontenplan, sonst landen Sie dauernd versehentlich in falschen Daten. Lassen Sie einfach alle Auswertungskennzeichen leer, die brauchen Sie erst später.

Löschen Sie vorhandene Kontenpläne nicht gleich

Sie enthalten wertvolle Hinweise, die Sie vernichten würden. Löschen Sie die Beispieldaten erst, wenn Sie wirklich fertig sind. Zum Löschen der Beispieldaten müssen Sie zuerst die Salden entfernen, dann die Konten.

Legen Sie die Bilanz und GuV an

Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft sind, sollten Sie das vorhandene Auswertungsschema nach §§266, 275 HGB verwenden (ist verpflichtend). Wenn nicht, können Sie ein beliebiges eigenes Schema anlegen, solange Sie sich im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung bewegen. Gliedern Sie Ihr Schema mit Summen und Zwischenwerten, um es aussagekräftiger zu machen.

Stellen Sie die Auswertungskennzeichen ein

Jetzt ist der Moment gekommen, die Auswertungskennzeichen für die Konten zu setzen. Es genügt, alle Konten mit Auswertungskennezeichen zu versehen, die auch benutzt werden; nicht verwendete Konten brauchen keine Auswertungskennzeichen. Es hat sich übrigens bewährt, nie zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, sondern erst eine Auswertung nach der anderen fertigzustellen. Erledigen Sie also erst die Bilanz, dann die GuV – nacheinander, nicht gleichzeitig!

Geben Sie die Salden ein

Wenn die Auswertungskennzeichen vorhanden sind, können Sie die Salden eingeben. Es muß jeweils die im Soll und im Haben gebuchte Summe erfaßt werden; das Programm berechnet dann den Saldo. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit mit der Saldenliste nach, ob alle Zahlen stimmen. Erst wenn die Saldenliste des Finanzers mit Ihrer Vorlage übereinstimmt, sind die Ausgangsdaten komplett.

Die erste Bilanz

Führen Sie vor dem ersten Versuch eine Datenintegritätsprüfung durch. Das Programm wird dabei über alle Konten Fehler liefern, die noch in die BWA, Kennzahlenrechnung und Cash Flow Rechnung nicht einbezogen sind; ignorieren Sie diese Meldungen, wenn Sie nur die Bilanz und die GuV prüfen wollen. Ist die Bilanz ausgewogen? Bedenken Sie: der Gewinn der GuV-Rechnung muß als Saldo in der Bilanz ausgewiesen werden!

Führen Sie die Kennzahlenrechnung ein

Vergeben Sie nur die Kennzeichen zur Kennzahlenrechnung. Vergeben Sie Kennzeichen für alle benutzten Konten; prüfen Sie jeweils die Summenbilanz auf Übereinstimmung mit den Summen der Bilanzauswertung. Die Untergliederung der Bilanzauswertung mit Zwischensummen ist hierbei übrigens sehr nützlich. Sie sind fertig, wenn die Zahlen stimmen und die Datenprüfung keine Fehler hinsichtlich der Kennzahlenzuordnung mehr anzeigt.

Cash Flow und BWA

So, und jetzt kommt die Kür. Die Cash Flow Rechnung und die BWA legen Sie im Prinzip so an wie die GuV-Rechnung. Die bestehenden Schemata können verwendet oder verändert werden. Legen Sie jeweils zuerst das gewünschte Schema fest und ordnen Sie dann die Kennzeichen den Konten zu. Prüfen Sie jeweils die Ergebnisse und die Daten. Sie sind fertig, wenn die Datenkontrolle keine Fehler mehr zeigt. Wenn Sie keine BWA und/oder keine Cash Flow Rechnung wünschen, können Sie alle diesbezüglichen Fehlermeldungen der Datenintegritätskontrolle ignorieren, denn das Programm weiß ja nicht, was Sie wirklich von ihm wollen.

Sicherungskopien anlegen!

Vergessen Sie nie, von Zeit zu Zeit Ihre Daten zu sichern. Auch wenn Access relativ stabil läuft und über einen sogenannten Transaktionsschutz verfügt, der inkonsistente und fehlerhafte Datenbanken verhindern sollte, ist es besser, eine Sicherungskopie für den Fall eines Falles bereitzuhalten.

Jahresvergleich

Bewahren Sie alte Auswertungen auf

Sie können so die Ergebnisse verschiedener Geschäftsjahre vergleichen. Ändern Sie nur das vorgeschlagene Jahr, wenn Sie ein neues Geschäftsjahr bearbeiten wollen.

Sicherheit für Ihre Daten

Zukünftige Versionen werden eine Funktion zum Datenimport besitzen, mit deren Hilfe Sie die bestehenden Daten der bisherigen Version mit einem Gang einspielen können. Das stellt sicher, daß Sie keine Daten erneut eingeben müssen – und sichert zukünftige Auswertungen.

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