Papierloses Büro – Utopie oder reale Arbeitswelt

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Die Umwelt schonen, Arbeitsabläufe vereinfachen, die Effizienz erhöhen , Zeit sparen – Ziele, die wohl jeder Unternehmer gern hört und auch gern umsetzen würde. Doch die Realisierung gestaltet sich häufig nicht ganz so einfach. Ein erster Schritt wäre, im Büro weitgehend auf Papier zu verzichten. Durch den Verzicht wird nicht nur aktiv Umweltschutz betrieben, es macht sich auch zeitlich bemerkbar.Denn papierloses Arbeiten geht schlicht schneller. Zudem wirkt der Schreibtisch immer aufgeräumt.

Doch wie soll das gehen?

Um ein Büro wirklich auf papierlos umzustellen, gibt es viele Vereinfachungen und Lösungen. Der erste Schritt ist, alle Dokumente, die bislang in Papierform vorlagen, zu digitalisieren und mit Dokumentenmanagern zu verwalten. Sie liegen dann auf Festplatten und Datenspeichern vor. Das hilft auf jeden Fall eine Reduzierung der papiernen Dokumente vorzunehmen. Mit einer elektronischen Signatur besteht ein rechtsgültiger Ersatz für die manuellen Unterschriften.

Die betreffenden Dokumente sind Briefe, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen. Alles, was bislang auf einem Blatt Papier weitergegeben wurde, wird zu einem elektronischen Dokument umgewandelt. Und dieses kann auch elektronisch versendet werden. Ob Steuerunterlagen zum Finanzamt, buchhalterische Dokumente zum Steuerberater oder Rechnungen an den Kunden. Per Mail kommen die Unterlagen schnell und ohne Umwege bei den betreffenden Stellen an. Um die unternehmensinternen Unterlagen im eigenen Haus zu digitalisieren, benötigt man eine spezielle Software. Von diversen Anbietern gibt es da bereits eine Reihe von sinnvollen Programmen. (Über die sichere Archivierung von Geschäftsdaten haben wir bereits berichtet.)

Wie wird denn die Post digitalisiert?

Es gibt spezielle Online-Portale, die diese Aufgabe übernehmen können. Oft mehrmals täglich werden die eintreffenden Briefe unter bestimmten Datenschutzvorkehrungen geöffnet, die Eingangspost wird  gescannt und digitalisiert und dann dem Unternehmen per Mail zugesendet oder auf einem Datenspeicher abgelegt. Der Vorteil: Zugriff auf die traditionelle Post an jedem Ort der Welt.

Geht das wirklich alles ohne Probleme?

Eine Hürde zum papierlosen Büro könnten die Behörden darstellen, die auf diese Art der Kommunikation noch nicht vollständig eingestellt sind. Ein anderes Hindernis können die anzuschaffenden Geräte sein, die eventuell nicht überall mit allen anderen Geräten kompatibel sind. Hier hilft es, sich im Vorfeld gründlich zu informieren. Häufig sind die eigenen Mitarbeiter nicht mit den Arbeitsvorgängen vertraut, sodass jedes Unternehmen entsprechende Schulungen anbieten sollte.

Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile:

  • Aktenordnerfreie Wände,
  • aufgeräumte Arbeitsplätze und
  • kein ständig zu leerender Papierkorb

Wer sich auf das Experiment einlassen will, möglich ist es auf jeden Fall. Doch sollte eine Umstellung vorher genau geplant und dann vollständig durchgeführt werden.

Allerdings kann nicht komplett aufs Papier verzichtet werden. Visitenkarten, Merkzettel und Notizen wird es weiterhin geben. Doch das Gros der Blätter kann tatsächlich elektronisch ersetzt werden.

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