Debriefing als Quelle der Qualitätssicherung

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Verlässt ein fachlich spezialisierter Mitarbeiter das Unternehmen, dann nimmt er nicht nur seine Arbeitskraft, sondern auch viel Erfahrung und Fachwissen mit. Wird das Abschlussgespräch mit einem ausführlichen und systematischen Debriefing verbunden, dann kann dem Unternehmen einiges von diesem Wissen erhalten bleiben. Damit ergibt sich nicht nur eine wichtige Ressource, auch die Qualitätssicherung in den Unternehmensprozessen kann gefördert werden. Anhand der Analyse ergeben sich mögliche Schwächen und Fehlerquellen im Ablauf, Verbesserungspotenziale können aufgedeckt und genutzt werden.

Debriefing – Was ist das eigentlich?

Als Debriefing bezeichnet man die Nachbesprechung mit einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. Leider wird dieses wichtige Instrument in der Mitarbeiterführung häufig sträflich vernachlässigt. Zeit und vor allem auch die Motivation, sich mit dem scheidenden Arbeitskollegen noch einmal intensiv zu befassen, fehlen oft. Das ist im Grunde genommen schade, denn ein sauberes Debriefing kann bei der Qualitätssicherung und der Verbesserung der betriebsinternen Abläufe wertvolle Dienste leisten. So können Erfahrungen des Mitarbeiters auch für die Zukunft genutzt werden, die Einarbeitung des Nachfolgers kann zielgerichteter vor sich gehen. Ein wirkungsvolles Debriefing besteht aus einer gründlichen Analyse der Aufgaben und Arbeitsabläufe des Beschäftigten, der aus dem Unternehmen scheidet. Die Ergebnisse dieser Analyse können anschließend wirkungsvoll eingegliedert werden, der Verlust eines erfahrenen Mitarbeiters kann so deutlich abgepuffert werden.

Das Debriefing sollte übrigens nicht „auf den letzten Drücker“, sondern rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag stattfinden. Es reicht dabei nicht nur, über alles zu reden, die Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Gespräch müssen dokumentiert und zum Beispiel für den Nachfolger verständlich und ablesbar sein. Als Vorgesetzter sollte man immer bedenken, dass der Mitarbeiter selbst oft wenig Interesse an diesem Gespräch hat, dies vor allem, wenn er versetzt oder gekündigt wurde. Auch beim Weggang aus eigener Entscheidung ist der ehemalige Kollege mit den Gedanken oft schon ziemlich weit weg.

Ablauf des Debriefings

Grundsätzlich handelt es sich beim Debriefing um eine Analyse des Jobs, den der scheidende Mitarbeiter erledigt hat. In seiner Kurzfassung lässt sich dieses Abschlussgespräch auf wenige, dafür aber umso wichtigere Fragen reduzieren:

  • Was waren die wichtigsten Aspekte der Tätigkeit?
  • Was lief besonders gut, was besonders schlecht?
  • Was waren jeweils die wichtigsten Gründe für die Erfolge wie die Misserfolge?

Da diese wenigen Fragen nur begrenzt Auskunft geben, hat sich mittlerweile die Praxis des Experten-Debriefings etabliert. Bei diesem ausführlichen Abschlussgespräch werden möglichst alle Aspekte der erledigten Aufgabe angesprochen und ausgewertet.
Noch bevor das eigentliche Gespräch mit dem Mitarbeiter stattfindet, sollten verschiedene Punkte geklärt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Position des Mitarbeiters im Unternehmen
  • Stärken und Schwächen
  • Erfahrungen, die gesammelt werden konnten
  • Bereits vorliegende Dokumentationen (zum Beispiel aus Projekten oder Arbeitsbesprechungen)
  • Einschätzung des Mitarbeiters hinsichtlich seiner Leistung
  • Persönliches Verhältnis des Mitarbeiters zu den Kollegen und Vorgesetzten im Betrieb

So vorbereitet, geht man als Gesprächspartner gut informiert in das Abschlussgespräch und stellt alle Weichen für ein erfolgreiches Debriefing. Zusätzlich sollte im Vorfeld überlegt werden, wer das Debriefing abhält und welche Inhalte analysiert werden sollen. Ist bereits ein Nachfolger geplant, sollte auch dieser am Gespräch teilnehmen. Dem Mitarbeiter, der in Kürze die Firma verlässt, sollte man klar mitteilen, dass es sich bei dem Debriefing nicht um eine Bewertung oder Beurteilung seiner Leistungen handelt. Es geht eher um die Anerkennung des in der Tätigkeit erworbenen Expertenwissens und die Weitergabe an die Kollegen zur Qualitätssicherung im Unternehmen.

Der Informationsfluss sollte übrigens generell eine hohe Bedeutung einnehmen. Dies gilt insbesondere auch im Projektmanagement. Warum das so ist, lesen Sie in diesem Artikel.

Das Debriefing – Analyse von Aufgaben und Abläufen

Optimal ist, wenn es für das Debriefing bereits einige Grundlagen gibt, die im Gespräch mitverwendet werden können. Das können zum Beispiel folgende Dokumente sein:

  • Stellenbeschreibung
  • Projektdokumentationen
  • Memos
  • Dokumentation von Prozessabläufen
  • Protokolle von Meetings und Arbeitsbesprechungen

Auf Basis dieser oder ähnlicher Dokumentationen sollte nun das Debriefing in folgenden Schritten abgehalten werden:

  • Der Mitarbeiter sollte die Arbeitsabläufe aufzeichnen, wahlweise grafisch in Form eines Organigramms oder als Ablaufliste. Anhand dieser Auflistung oder Skizze werden dann die verschiedenen Fragen zu Schwerpunkten, Vernetzungen, Schwierigkeiten und Verbesserungsvorschlägen abgearbeitet.
  • Bei einer Arbeitsplatzbesichtigung wird sichtbar wie die Abläufe gestaltet sind, insbesondere sollten Erklärungen zu der Anordnung von Arbeitsmitteln, den genutzten Unterlagen, Telefonlisten sowie Werkzeugen und Hilfsmitteln gemacht werden.
  • Handlungsanleitungen für den Arbeitsplatz und die Arbeitsabläufe sind, soweit bereits vorhanden, ebenfalls äußerst hilfreich. Auch auf vorhandene Handbücher und andere wichtige Dokumente sollte der Mitarbeiter Auskunft geben.

Optimalerweise werden die Ergebnisse im Debriefing in einem Wiki oder als Dokumentation allen Mitarbeitern, die mit der betreffenden Abteilung zu tun haben, zur Verfügung gestellt. Je übersichtlicher die Dokumentation des Gespräches ist, umso mehr Nutzen ziehen alle Beteiligten daraus. Der Firmenleitung selbst wie auch dem Nachfolger oder der Abteilungsleitung bietet die Dokumentation wichtige Hinweise, um Arbeitsprozesse und Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten, bzw. bereits effiziente Arbeitsweisen beizubehalten.

Der Gesprächsablauf – Wichtiges zur Gesprächsführung

Damit das Debriefing erfolgreich abläuft, kommt es auf die richtige Stimmung an. Werden dann noch die richtigen Fragen gestellt, steht einem konstruktiven und erfolgreichen Gespräch mit dem Mitarbeiter nichts mehr im Wege. Vor allem folgende Punkte sollten unbedingt beachtet werden:

  • Das Gespräch sollte im „freundschaftlichen“ Rahmen ohne Stress und Zeitnot stattfinden.
  • Die Fragestellung sollte so offen wie möglich sein.
  • Aufmerksam zuhören und Antworten notieren (evtl. kann das Gespräch auch aufgezeichnet werden)
  • Konkretisierende Fragen stellen (Können Sie ein Beispiel nennen? Was wissen Sie noch über diesen Punkt? Was würden Sie im Nachhinein anders machen?)

Diese Punkte sind auch in anderen Mitarbeitergesprächen sinnvoll und nützlich. Hinsichtlich der Mitarbeiterführung setzen sich mehr und mehr innovative Konzepte durch. Über den lateralen Führungsstil lesen Sie hier.

 

Quellen:

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