Richtlinien für erfolgreiches Projektmanagement

Teilen

Im Projektablauf kann so einiges schiefgehen. Vermeiden lassen sich viele Fehlentwicklungen und Zwischenfälle mit einem gut strukturierten Projektmanagement, das ohne Zeitverschwendung und dafür mit einem hohen Maß an Effizienz auskommt. Das schont die Nerven aller Projektbeteiligten, senkt insgesamt die Projektkosten und sorgt schließlich für einen erfolgreichen Abschluss des Projektes.
In welche Phasen sich ein Projekt generell untergliedern lässt, lesen Sie hier.

Folgende Aspekte sind für das erfolgsoptimierte Projektmanagement besonders wichtig:

  • Auftraggeber, Projektleitung und Projektteam müssen in einer schriftlichen Vereinbarung alle wichtigen Punkte festlegen. Dazu gehören vor allem auch klar definierte Projektziele und ein Ablaufplan.
  • Die Grundsätze der Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten müssen klar definiert sein und in Schriftform dem ganzen Team vorliegen.
  • Der Auftraggeber muss das Projektteam bei der Durchführung unterstützen und zwar nicht nur materiell, sondern auch ideell. Dies beinhaltet zum Beispiel die Punkte Akzeptanz, Rückendeckung und Wertschätzung.
  • Vor Projektbeginn müssen die erforderlichen Ressourcen ermittelt und bei Projektbeginn vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.
  • Ist ein Projekt sehr komplex, sollte es in Einzeletappen oder sogar in Teilprojekte aufgeteilt werden. Die Teilprojekte unterliegen ebenso den Leitlinien des Projektmanagements wie das Gesamtprojekt, eine Projekt-Steuergruppe übernimmt die Koordination und Vernetzung.

Ist das Projekt abgeschlossen, sollte eine Abnahme stattfinden, alle Ergebnisse und Dokumentationen werden übergeben, das Projektteam wird aufgelöst.

Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist das Projekt-Controlling, das sich in drei Phasen untergliedern lässt.

Grundlagen der Projektorganisation

Damit das Projektmanagement erfolgreich durchgeführt werden kann, sind klare Richt- und Leitlinien erforderlich. Die Projektorganisation umfasst dabei die grundsätzlichen Regeln zur Abwicklung von Projekten, ist eine spezifische Projektorganisation erforderlich – was nicht unbedingt der Fall sein muss – dann wird diese im Rahmen der Projektplanung erarbeitet. Der Sinn der Projektorganisation ist eine flache Organisationsstruktur, die das Projektteam, das aus verschiedenen Abteilungen, Bereichen oder sogar Unternehmen entstammt so unkompliziert und effizient wie möglich zu koordinieren und zu vernetzen.

Die Projektleitung – Dreh und Angelpunkt im Projektmanagement

Wer ein Projekt leitet, bestimmt in vielen Fällen der Auftraggeber. Der Projektmanager übernimmt Planung und Koordination, er leitet und überwacht das Projektteam und delegiert die Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter. Ein Projektmanager braucht eine Vielzahl von Fähigkeiten und sollte deshalb möglichst wenig spezialisiert sein. Besonders im Bereich der sozialen und prozessorientierten Kompetenzen werden hohe Anforderungen gestellt. Ein kollegiales Verhalten empfiehlt sich bei der Durchführung eines Projektes mehr als ein autoritärer Führungsstil. Je freier die Mitarbeiter in ihren Entscheidungen sind, umso mehr kreatives Potential kann freigesetzt werden. Dennoch muss der Projektleiter im Überblick haben, dass die Projektziele nicht aus den Augen verloren werden.

Das Projektteam – Innovation trifft Verlässlichkeit

Ein Projektteam arbeitet so gut, wie es zusammengesetzt ist. Die Unternehmensleitung, die in vielen Fällen das Team zusammenstellt, sollte hier darauf achten, geeignete Mitarbeiter in der optimalen Mischung auszuwählen. Ein Projektteam sollte nicht mehr als acht Personen umfassen und sollte aus Menschen mit fachlicher Kompetenz und Personen mit Entscheidungskompetenz zusammengesetzt sein. Auch die Sozialkompetenz spielt eine Rolle. Werden einige der wichtigen Faktoren außer Acht gelassen, kann dies die erfolgreiche Durchführung des Projektes erschweren.

Quellen:

Das könnte dich auch interessieren...