Die drei Phasen im Projektcontrolling

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Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist zur Unterstützung ein gut strukturiertes Controlling wichtig. Es überwacht und dokumentiert die Phasen eines Projektes von der Planung bis zum Abschluss. Das Projektcontrolling überprüft die Einhaltung der Vorgaben hinsichtlich Ressourcen, Terminvereinbarungen und Projektziel. Abweichungen werden so schnell erkannt, können auf ihre Ursachen hin untersucht und mit Gegenmaßnahmen eliminiert werden.

Ein Projekt braucht mehr als sorgfältige Planung

Zwar ist eine sorgfältige und durchdachte Planung Grundlage dafür, dass ein Projekt erfolgreich umgesetzt wird, zum Projektmanagement gehört jedoch noch viel mehr. Teilweise begehen Projektleiter den Fehler, die Durchführung der Planungsvorgaben den Mitarbeitern, also quasi „sich selbst“ zu überlassen. Dies geht allerdings selten gut, denn es gibt unzählige denkbare Störungen von außen, die den reibungslosen Ablauf verhindern und das Projekt auf Abwege führen können. Wird die Kursabweichung erst spät erkannt, dann sind auf jeden Fall die zeitlichen Ziele nicht mehr haltbar, in einigen Fällen kommt sogar der gesamte Projekterfolg ins Wanken. Vermieden werden können solche Probleme mit einem konsequenten Projektcontrolling von Anfang an. Die Instrumente im Controlling, wie zum Beispiel ein regelmäßiges Berichtswesen, dienen als Frühwarnsystem und ermöglichen es, eventuell auftretenden Fehlentwicklungen und Störungen im Ablauf rechtzeitig entgegenzuwirken.

Projektcontrolling beginnt mit der Planung

Eine Überwachung des Projektablaufes beginnt bereits in der Planungsphase. Insgesamt lässt sich das Projekt-Controlling in drei verschiedene Phasen aufteilen:

  • In der Vorbereitungsphase wird aus vielen verschiedenen Vorschlägen eine erste Projektidee. Schon jetzt greift ein erstes Controlling, die Vorschläge wie auch das angedachte Projekt werden auf Effektivität und Risiken überprüft. Anhand eines Strukturplanes werden die wichtigsten Punkte des Projektes festgehalten. Dazu gehören zum Beispiel Kosten, Termine und Ressourcen. Weiterhin müssen einzelne Etappenziele festgelegt werden. Schon in dieser Phase muss ein funktionierendes Berichtssystem entwickelt werden, das absichert, dass die Informationsverluste so gering wie möglich sind.
  • In der Phase der Realisierung wird der Projektplan mehr und mehr verfeinert. Je genauer der Plan strukturiert ist, umso besser lässt er sich mit dem dokumentierten Ablauf der Projektrealisierung abgleichen. Abweichungen lassen sich schnell erkennen. Die Etappenziele nehmen hier eine besonders wichtige Rolle ein. Anhand der Einhaltung der definierten Meilensteine lässt sich gut ablesen, ob das Projekt sich plangemäß entwickelt, sowohl was Zeit als auch Ziele angeht.
  • In der letzten Projektphase werden Soll- und Ist-Werte einander gegenübergestellt. Weiterhin wird das gesamte Projekt samt Ablauf durchgesprochen und bewertet, um Erfahrungen für zukünftige Projekte zu sammeln. Hilfreich ist, alle Daten über das Projekt in einem Abschlussbericht zusammenzufassen, dazu gehören auch Analysen und Bewertungen.

Vor allem der Vergleich von Soll- und Istwerten innerhalb des Projektablaufes sind wichtig. Je häufiger diese stattfinden, umso eher werden Abweichungen vom Plan festgestellt und umso schneller und wirkungsvoller können Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Eine umfassende Fehleranalyse dient als Erfahrungsschatz für neue Projekte.

Quellen:
Controllingportal.de

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