Die Projektkontrolle bzw. -steuerung gibt einen Überblick über den Fortschritt eines Projektes. Dieser gibt zudem Aufschluss über eventuelle Korrekturmaßnahmen. Anhand der gefertigten Zeitpläne wird überprüft, ob die geplanten Aktivitäten ordnungsgemäß fertiggestellt wurden, die Qualität den Erwartungen entspricht und ob die finanziellen Mittel und Ressourcen planmäßig eingesetzt wurden. Sind kleinere Abweichungen aufgetreten, wird mithilfe der Offenen-Punkte-Liste durch weitere Aktivitäten versucht, diese zu korrigieren. Bei größeren Abweichungen müssen die Pläne allerdings überarbeitet werden. Fehlen beispielsweise Ressourcen, müssen für einen weiteren reibungslosen Projektablauf zusätzliche Mittel oder Personen zur Verfügung gestellt werden. Verschieben sich einzelne Aufgaben, muss der Abgabetermin entsprechend nach hinten verlegt werden.
Instrumente der Projektsteuerung und -kontrolle
Die wichtigsten Instrumente für die Kontrolle und Steuerung eines Projektes sind Berichte, Reviews und Kennzahlen. Die Projektsteuerung hängt immer von der Qualität der Pläne ab. Es kann nur eine ordentliche Kontrolle erfolgen, wenn auch die Kriterien für die Fertigstellung eines Produktes korrekt sind. Auch die Berichte der einzelnen Arbeitsgruppen müssen exakt angefertigt werden.
Die Kennzahlen entstehen aus allen verbrauchten Kosten und geleisteten Stunden oder spiegeln die Anzahl der fertigen Teilprodukte wieder. Die Zahlen werden in einer Übersicht zusammengefasst. In einem Projektreview treffen sich Leitungsausschuss und Projektleitung, um den aktuellen Status des Projektes zu diskutieren. In der Regel finden solche Reviews regelmäßig jede Woche oder einmal im Monat statt. Ist ein geplanter Meilenstein erreicht, setzen sich die Beteiligten ebenfalls zusammen, um über die weiteren Verfahrensweisen zu sprechen.
Agile Methoden
Zu den modernsten Formen der Projektsteuerung gehören die sogenannten agilen Vorgehensmodelle. Der Ansatz dieser Methoden liegt in der unrealistischen Herangehensweise einiger Unternehmen bei der Planung von Projekten. Diese werden nicht mehr über einen gesamten Zeitraum geplant, sondern lediglich in kleineren Iterationen, zum Beispiel monatlich. Eine Zeit- und Kostenplanung für das gesamte Projekt kann so nicht vorgenommen werden, sodass die formelle Planung und Steuerung weniger Zeit in Anspruch nimmt. Natürlich werden die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktionen dadurch nicht vernachlässigt, jedoch werden sie um einiges vereinfacht. So kann beispielsweise auch einmal mit handschriftlichen Skizzen geplant werden. Ob diese Methode auch für Großprojekte geeignet ist, konnte bislang nicht belegt werden.
In der nächsten Woche lesen Sie, welch große Rolle der Informationsfluss beim Projektmanagement spielt.
