Eine vorausschauende Steuerung und ein Risikomanagement sind unerlässlich für ein Projekt. Mit einem Projekt sollen neue Dinge mit knappem Geldbeutel und in möglichst kurzer Zeit entwickelt werden. Unter diesen Aspekten müssen zwangsläufig Fehler passieren, wenn das Projekt nicht von Anfang an richtig gesteuert wird.
Wie definiert man ein Risiko? Ein Risiko ist eine zumeist negative, unbeabsichtigte Planabweichung. Die Größe eines Risikos lässt sich abschätzen, wenn es in seine Bestandteile zerlegt wird. Je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos ist, umso größer ist es demzufolge. Auch die Auswirkung eines Risikos bestimmt dessen Größe. Ein Risiko wird berechnet, indem das Produkt aus der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkung gebildet wird.
In der Regel können Risiken die Projektziele nicht gefährden, vorausgesetzt sie werden noch rechtzeitig gesteuert. Da in der Praxis aber nicht alle Risiken geplant oder gesteuert werden können, wird häufig eine dritte Zahl eingesetzt, die Erkennungswahrscheinlichkeit. Risiken, die so rechtzeitig erkannt werden, erhalten eine niedrigere Bewertung als die, die erst erkannt werden, wenn es bereits zu spät ist.
Praktische Abläufe – Risikoerkennung
In der Praxis geht es häufig nicht darum, besonders hohe Risiken zu erkennen, sondern alle Risiken zu erkennen. Leider gestaltet sich diese Aufgabe sehr schwierig. Generell unterscheidet man interne und externe Projektrisiken. Interne entstehen direkt aus dem Projekt heraus. Dies kann zum Beispiel eine technische Entwicklung sein, die aus gewissen Gründen nicht weiterentwickelt werden kann. Derartige Risiken lassen sich nur dann aufdecken, wenn alle Verantwortlichen ihre Tätigkeiten regelmäßig analysieren.
Externe Risiken sind hingegen schwieriger zu erkennen, da das Projektteam hier keinen Einblick hat. Oftmals fehlen auch die entsprechenden Kompetenzen für eine Beurteilung. Besteht ein Team nur aus Ingenieuren, werden diese sich kaum mit der Problematik der Marktforschung und des Wettbewerbs auseinandersetzen. Es besteht dann die Gefahr, dass zwar ein technisch einwandfreies Produkt vorliegt, dieses sich auf dem Markt aber nicht etablieren kann. Mit einer Umfeldanalyse kann dieses Problem gelöst werden. Fehlen an einigen Stellen fachliche Kompetenzen, kann so zusätzliches Personal eingebunden werden.
Die Risikomatrix
Auf der Risikomatrix werden alle identifizierten Risiken dargestellt. Die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung werden jeweils auf den beiden Achsen eingetragen. So erhält das Projektteam einen schnellen Überblick über den gesamten Ablauf. Als dritte Dimension kann zusätzlich die Ablaufzeit eingefügt werden, um eine Risikotrendanalyse zu erhalten. Damit können eine schleichende Entwicklung abgewendet und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
Konsequenzen aus der Analyse
Eine Analyse muss natürlich Sinn machen und Schlüsse zulassen. Mit der Matrix lassen sich Risiken minimieren. Entsprechende Maßnahmen können sofort in das Projektmanagement einfließen. Eine Offene-Punkte-Liste schafft einen zusätzlichen Überblick. Wichtig ist eine kontinuierliche Prüfung über den gesamten Projektzeitraum hinweg. In jeder Teamsitzung sollte diese Problematik erörtert werden.
In der nächsten Woche erfahren Sie mehr über die Kontrollfunktionen eines Projektes.
