Die Ressourcenplanung

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Ist die Zeitplanung abgeschlossen, kann die Planung aller notwendigen Ressourcen erfolgen. Wie bei der Zeitplanung steht auch hier die Projektleitung in der Verantwortung. Die Projektleiter fordern von den Bereichsleitern alle notwendigen Informationen, um sie weiterzuverarbeiten. Die Ressourcenplanung kann wiederholt und an unvorhergesehene Gegebenheiten angepasst werden. Dies ergibt sich hin und wieder, um Kosteneinsparungen vorzunehmen.

Im Allgemeinen werden zwei Perspektiven betrachtet: die unmittelbare Projektdurchführung und die Betrachtung aller notwendigen Ressourcen für das Projektteam sowie die langfristige Perspektive über den Lebenszyklus eines Produktes und dessen Veränderungen. Die kurzfristige Perspektive wird nicht selten aus den Augen verloren. Passiert dies mit der langfristigen Perspektive, können Fehlentscheidungen im späteren Verlauf immense Kosten für die Betroffenen verursachen.

Ressourcenarten

In der Ressourcenplanung werden verschiedene Arten voneinander abgegrenzt, Personalressourcen, Anlagen- und Sachressourcen und die Investitionen.

Die Personalressourcen beziehen sich auf die Projektmitglieder und ihre Verfügbarkeit. Diese werden im Rahmen des Projektes mit ihren Stundensätzen erfasst und bewertet. Da Urlaubs- oder Krankheitszeiten erheblichen Einfluss auf den Projektverlauf haben, werden auch diese erfasst.

Auf die Anlagen- und Sachressourcen greift das Projektteam innerhalb des Projektes zu. Darunter fallen unter anderem die Nutzung von Konferenzräumen, technische Anlagen, Labore sowie die Bereitstellung von Softwarelizenzen. Viele Ressourcen sind dabei bereits im Unternehmen verankert. Bei einer Ressourcenknappheit ist zu klären, wie zu verfahren ist.

Investitionen, die innerhalb eines Projektes getätigt werden, unterscheiden sich von denen, die für die generelle Projektdurchführung benötigt werden, und jene, die für das Vorankommen der Arbeit durch das Team erforderlich sind.

Die Durchführung der Planung

Wie schon erwähnt, wird die Ressourcenplanung eher am Rande durchgeführt. Dennoch darf dieser Bereich nicht vernachlässigt werden. Eine sinnvolle Planung kann mit einem Businessplan erstellt werden. Bei größeren Projekten wird dabei auf eine rollierende Finanzplanung zurückgegriffen, die das kommende Jahr monatlich, das darauffolgende quartalsweise und weitere Folgejahre halbjährlich darstellt.

Planung der Personalressourcen und anderen Ressourcen

Neben dem Kostenaspekt muss selbstverständlich auch die Verfügbarkeit des Personals geplant werden. Zwischen Projekt- und Linienorganisation sollte eine regelmäßige Abstimmung erfolgen, um Konflikte zu vermeiden. Regelmäßige Meetings und Absprachen sind unabdingbar. Geplante Einsatzzeiten der Projektteammitglieder sollten schriftlich festgehalten werden, damit auch eventuelle Veränderungen schnell nachvollzogen werden können.

Die Planung weiterer Ressourcen, z. B. Anlagen oder Räumlichkeiten, finden analog zur Personalplanung statt. Interne Dienstleistungsvereinbarungen bringen zusätzliche Transparenz ein.

Erfahren Sie in der nächsten Woche, warum ein Risikomanagement für den Erfolg eines Projektes so wichtig ist.
 

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