Allgemeine Hinweise zu mündlichen Prüfungen

Jetzt wo an den Industrie- und Handelskammern die Frühjahrsprüfungen abgeschlossen sind beginnt langsam die Vorbereitung auf die Herbstprüfung. Die umfaßt oft auch eine mündliche Prüfung. Der BWL-Bote gibt allgemeine Ratschläge, was da auf die Aus- und Fortbildungsteilnehmer zukommen kann.

Insgesamt unterscheidet man verschiedene Arten mündlicher Prüfungen, die in unterschiedlichem Kontext vorkommen: allgemeine, für alle Teilnehmer verpflichtende mündliche Prüfungen, mündliche Wiederholungsprüfungen nach vorherigem schriftlichen Mißerfolg, Präsentationen von Studien- und Projektarbeiten sowie – bisweilen nur teilweise – mündlich zu bearbeitende Situationsaufgaben.

Allgemein von sämtlichen Teilnehmern einer Aus- oder Fortbildung abzulegende mündliche Prüfungen sind beispielsweise für viele Studiengänge typisch. Dort muß der Teilnehmer am Ende des Studiums, und bisweilen auch schon beim Vordiplom in einer Zwischenprüfung, grundsätzliche Kenntnisse nachweisen. Solche Prüfungen gelten bisweilen als leichter, wenn sie alle Teilnehmer gleichermaßen betreffen. Sie gelten aber mindestens auch als leichter als die mündliche Wiederholungsprüfungen, die erst nach einem schriftlichen Mißerfolg angesetzt werden.

Hier ist nämlich der Grundgedanke, daß Prüfungen fast immer nur in einer bestimmten maximalen Anzahl abgelegt werden dürfen, meistens nur drei Mal. Wer es zwei Mal schriftlich nicht geschafft hat, wird ein drittes Mal mündlich geprüft. Das ist im Prinzip sinnvoll, denn jemand kann bei der schriftlichen Prüfung mit besonderen Angstproblemen gekämpft haben, einfach einen schlechten Tag, einen Kater oder eine Krankheit gehabt haben oder es aus sonstwelchen Gründen nicht geschafft haben. Es beim dritten Versuch mit einer anderen Art von Prüfung zu versuchen, soll solchen Problem abhelfen, ist gleichwohl oft viel mehr angstbesetzt, denn wer es dann auch nicht schafft, hat endgültig verloren.

Bei Präsentationen von Studien- und Projektarbeiten muß der Prüfungsteilnehmer seine vorher verfaßte Arbeit dem Ausschußpräsentieren. Nach der Präsentation werden fachliche Fragen gestellt. Diese Art der Prüfung ist auch als Fachgespräch bekannt. Hauptschwierigkeit ist hier, die wichtigsten Punkte in knapper Zeit (meist im Bereich 15 bis 20 Minuten) und mit beschränkten Präsentationsmedien (meist nur wenige Folien) so darzustellen, daß die Ergebnisse auch bei einem unwissenden Leser ankommen, denn meist hat nur einer der Prüfer die Arbeit benotet. Für die anderen ist sie völlig neu. Es kommt also darauf an, das Wichtige vom Nebensächlichen zu unterscheiden und in zusammenhängender freier Rede darzustellen: keine leichte Aufgabe, gleichwohl aber eine sinnvolle Übung für die tägliche betriebliche Praxis der Führungskräfte.

Die fachlichen Fragen in solchen Arbeiten können sich darauf richten zu prüfen, ob der Präsentierende die Arbeit wirklich selbst verfaßt hat, aber das ist meist nur der Fall, wenn der Ausschuß ein Plagiat vermutet. Viel wichtiger ist, die Einzelheiten der fachlichen Grundlagen zu kennen und diese Kenntnis dann unter Beweis zu stellen. Dabei müssen dem Teilnehmer auch die mitunter unausgesprochenen Grundannahmen seiner Arbeit bekannt sein. Er kann beispielsweise über zugrundeliegende Konzepte und Rechtsvorschriften ausgefragt werden. Der Ausschuß wird annehmen, daß jemand, der sich längere Zeit (Wochen, Monate) mit einem Thema befaßt hat, über vertiefte Kenntnisse zu den entsprechenden Bereichen verfügt. Dennoch gehen die Fragen n solchen Fachgesprächen meist mehr in die Breite als in die Tiefe.

Situationsaufgaben schließlich bestehen darin, daß der Teilnehmer am Beginn der Prüfung eine schriftliche Aufgabe bekommt, die verschiedene Dokumente, eine Fallschilderung und ähnliche Grundlagen enthalten kann. Aufgrund dieser Aufgabe ist ein schriftliches Arbeitsergebnis in knapper Zeit unmittelbar vor Stattfinden der mündlichen Prüfung zu fertigen. In der mündlichen Prüfung ist das zuvor erzielte Resultat zu präsentieren und Fragen zu diesem Thema werden gestellt. Die Situationsaufgabe ist damit ein Sonderfall der mündlichen Prüfung, denn ihr geht eine schriftliche Prüfung unmittelbar voraus, aber es folgt meist keine Korrektur und Benotung des schriftlichen Arbeitsergebnisses, sondern nur dessen allgemeine Diskussion. Dies wird naturgemäß als besonders schwer empfunden und ist derzeit nur bei den höchsten Fortbildungsabschlüssen der Industrie- und Handelskammern, beispielsweise im Lehrgang "Geprüfter Technischer Betriebswirt" abzutreffen.

Diese Art der Prüfung erfordert ganz offensichtlich eine besonders sorgfältige Vorbereitung; sich hier vertieft anzuschärfen hat aber auch einen weiterreichenden Sinn: nicht nur daß in der betrieblichen Realität oft eng umgrenzte Aufgaben unter Zeitdruck zu erledigen und dann die Ergebnisse zu präsentieren sind; auch Bewerberauswahlverfahren (die sogenannten Assessment Center) funktionieren oft nach diesem Muster.

Eine klassische Falle bei diesem Aufgabentyp ist übrigens, daß ein Dokument, das weit unten im Stapel liegt und vom Prüfungsteilnehmer daher erst spät gesehen wird, einem vorher schon längst erzielten Arbeitsergebnis widerspricht. Der Teilnehmer muß dies merken und den früheren, schon abgeschlossenen Arbeitsschritt wiederholen oder ändern, um die Aufgabe insgesamt richtig zu bearbeiten.

Sonderfälle sind übrigens teilweise oder ganz fremdsprachige Prüfungen und am Telefon durchgeführte Prüfungen. Beides wird mit Vorliebe kombiniert.

So liegt vielen mündlichen Prüfungen ein Dokument zugrunde, das auch fremdsprachig sein kann. Etwa können Ladescheine, Akkreditive, Rechnungen, Angebote, Ausschreibungen oder andere Schriftstücke dem Prüfungsteilnehmer vorgelegt werden und dann wird darüber gefragt. Das geschieht oft auch unangekündigt. Naturgemäß sind Prüfungen im außenwirtschaftlichen Bereich hierfür besonders anfällig, aber sinnvoll ist eine solche Art der Prüfung in einer zunehmend globalisierten Wirtschaft allemal. Die Verschärfung dieser Art der Prüfung liegt darin, daß plötzlich auch in englisch gefragt und geantwortet werden muß. Dies gilt aber möglicherweise zu unrecht als zusätzliche Härte, denn wer ein englisches Dokument im Geiste übersetzen und dann auf deutsch antworten muß hat es u.U. schwerer als jemand, der gleich in englisch lesen, denken und antworten kann. Dies setzt allerdings voraus, daß die jeweilige Fremdsprache recht gut beherrscht wird. Betriebswirtschaftliche Lehrveranstaltungen sind in aller Regel nicht geeignet, Fremdsprachen zu vermitteln. Sie setzen sie voraus. Das ist übrigens auch im Bereich des Rechnungswesens immer wichtiger: nicht umsonst sind Kenntnisse der IAS/IFRS jetzt ja auch in der neuen Bilanzbuchhalterverordnung für alle verpflichtend. Und die Übersetzungen des IFRS-Regelwerkes taugen häufig nichts; man muß das in englisch lesen und in englisch darüber kommunizieren.

Der Gipfel ist übrigens die am Telefon durchgeführte Prüfung: der Prüfungsausschuß befindet sich bis auf eine einzige Aufsichtsperson in einem anderen Raum und vernimmt die Teilnehmer telefonisch und fremdsprachig. Das ist gewiß noch ein bißchen heftiger, aber auch sinnvoll: schließlich müssen auch Kunden und Lieferanten aus dem Ausland mit einem Mitarbeiter kommunizieren können, und das geht nun mal nur per Telefon.

Dieser Artikel ist nicht dazu da, Leute zu verschrecken, aber dieses wird als Risiko und Nebenwirkung in Kauf genommen. Freilich kann man den Stier nicht bändigen, indem man vor ihm wegläuft, sondern nur, indem man ihn an den Hörnern packt. Das gilt auch für die Angstgegner, mit denen man es im Leben leider manchmal zu tun hat. Wer erst im Herbst den großen Tag hat, kann sich noch einen ganzen Sommer lang drauf vorbereiten. Das werden wir an dieser Stelle mit weiteren Artikeln und einer im Hochsommer fälligen Überraschung begleiten.

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