Lieferantenbeurteilung für Access: Wie aktualisiere ich eine bestehende Fassung auf Version 4.0?

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Seit wir vor einigen Tagen eine neue Version der inzwischen ziemlich bekannten Lieferantenbeurteilung für Access veröffentlicht haben (wir berichteten) wurde mehrfach gefragt, wie man eine bestehende Lieferantenbeurteilung Version 3.5 aus der Zeit vor dem 13. April 2007 auf die aktuelle Version 4.0 umstellen kann. Die folgenden Hinweise zeigen, wie das geht. Sie sind nur für Nutzer relevant, die über Kenntnisse in Datenbankdesign, SQL- und VBA-Programmierung verfügen. Anwender, die diese Fähigkeiten nicht besitzen, sollten sich an Dritte wenden. Ein Update bestehender Datenbanken auf das neue Format kann auch direkt vom Autor vorgenommen werden. Hierzu ist eine individuelle Anfrage notwendig.

Folgende Programmänderungen wurden am 13. April veröffentlicht:

  1. Lieferanten-Stammdaten können jetzt mit einem Sperrvermerk versehen werden. Gesperrte Lieferanten können weiterhin beurteilt werden, aber das Programm zeigt eine Warnung.
  2. Entsprechend wurde auch in den Auswertungen eine neue Liste der gesperrten Lieferanten eingefügt.
  3. Die Rating-Mitteilungen enthalten, wenn kein Datum eingegeben wird, nicht mehr „01.01.1900“ als Anfangsdatum, sondern das Datum der ältesten Beurteilung. Auf diese Art werden ebenfalls ohne Eingabe eines Datums alle erfaßten Beurteilungen ausgewertet.
  4. Zudem ist die Anforderung der Rating-Mitteilungen jetzt unzugänglich, wenn noch keine Beurteilungen erfaßt worden sind.
  5. Weiterhin neu ist in den Auswertungen die Statistik. Diese zeigt die Anzahl der erfaßten Auswertungen, Lieferer, Beurteiler usw.
  6. Schließlich wurde ein Fehler im Menüpunkt „automatisches Löschen“ beseitigt. Zu löschende inaktive Beurteiler und Lieferanten werden jetzt gefunden und automatisch gelöscht.

Wenn Sie diese Änderungen in ihre bestehende Version übernehmen wollen, laden Sie sich aus dem Kundenbereich die quelloffene Version der Lieferantenbeurteilung für Access herunter. Hierfür brauchen Sie das in der Rechnung mitgeteilte Kennwort. Der Download ist für registrierte Benutzer der BWL CD kostenlos. Sie finden die neue Version auch auf allen BWL CDs mit Herstellungsdatum ab oder nach dem 13.04.2007. Verwenden Sie nicht die offen auf den Webseiten zugängliche Fassung, denn bei dieser ist der Zugang zum Code gesperrt. Machen Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Daten bevor Sie mit dem Update beginnen, und Archivieren Sie Ihre alte Version, falls Fehler erst später entdeckt werden! Führen Sie dann die nachfolgenden Schritte mit den jeweiligen Datenbankobjekten durch:

Tabellen
t_Hilfetexte Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren.
t_Lieferanten Die Felder „Sperre“ (Ja/Nein), „SperreTextKurz“ (Text 50) und „SperreTextLang“ (Memo) hinter den bestehenden Feldern einfügen. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Die neue Tabellenversion nicht importieren, da hierdurch bestehende Lieferantendaten verloren gehen und Ihre Version nicht mehr funktionieren würde.
Formulare
f_Beurteilen Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren (Änderungen im Code).
f_Info Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren oder nur die Versionsnummer im Text aktualisieren.
f_Lieferantenkarte Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren (enthält neue Objekte).
f_LieferantenmitteilungAnford Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren (Änderungen im Code).
f_Loeschen Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren oder nur den geänderten VBA-Code der neuen Version importieren (enthält den Bugfix beim automatischen Löschen).
f_Start Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren (neue Menüpunkte usw).
f_Titel Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren oder nur die Versionsnummer im Text aktualisieren.
Berichte
b_Lieferantenmitteilung Aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren.
b_Sperrliste Neu in die bestehende Version aus der neuen Fassung importieren.
b_Statistik Neu in die bestehende Version aus der neuen Fassung importieren.
Sonstiges: Die folgenden Berichte entweder aus der neuen Version in die bestehende Fassung importieren oder nur die Versionsnummer im Fuß aktualisieren (ansonsten keine Änderungen): „b_Beurteilerliste“, „b_BJournal“, „b_Browser“, „b_Hitlist“, „b_Kriterien“, „b_Lieferantenliste“, „b_Protokoll“.

Die Lieferantenbeurteilung enthält, wie alle meine Programme, keine Abfreagen (dies wird stets im VBA-Code erledigt). Die Module wurden nicht verändert. Der Austausch der Formulare und Berichte tauscht auch den zugehörigen Code aus.

Diese Änderungen machen aus einer bestehenden Version 3.x eine Version 4.0. Sie gelten nur für CDs und Programmversionen aus der Zeit seit Juli 2005, nicht aber für noch ältere Versionen. Sie funktionieren nur, wenn im Code und in den Objekten keine Anpassungen vorgenommen wurden. Wenn Änderungen durchgeführt worden sind müssen Sie nach dem Update prüfen, ob Ihre Änderungen durch die Updates gelöscht worden sind und wenn ja, die Änderungen erneut einbauen. Um dies zu erleichtern wurden bestehende Feld- und Objektnamen nicht verändert; allerdings wurden in einigen Berichten nicht aussagekräftige Objektbezeichnungen verbessert. Dies ist jedoch nicht funktionsnotwendig. Anpassungen und Erweiterungen, die nicht in den ausgetauschten und neu importierten Objekten durchgeführt wurden, sollten in den meisten Fällen mit dem Update kompatibel sein. Individuelle Anpassungen, die den VBA- oder SQL-Code der im Rahmen dieses Updates ausgetauschte Objekte betreffen, können in den meisten Fällen wieder eingespielt werden. Anpassungen, die die Formular- oder Berichtsobjekte betreffen, wie z.B. zusätzliche Felder oder neue Steuerelemente, müssen möglicherweise ganz neu eingebaut werden.

Ein Anwender hat vorgeschlagen, auch unvollständige zu erlauben. Bisher muß man stets alle Beurteilungskriterien eingeben um eine Beurteilung speichern zu können. Es wäre technisch und mathematisch möglich, auch Beurteilungen mit mindestens zwei ausgefüllten Kriterien bereits zu speichern. Man könnte sie auch später ergänzen. Die erfordert jedoch vergleichsweise tiefgreifende Updates der Tabellen- und Auswertungsstruktur. Ein Update, bei dem bisherige Beurteilungen bestehen bleiben, wäre dann vermutlich unmöglich. Wir haben diese Änderung daher bisher nicht durchgeführt. Kommentare zu dieser Frage und Vorschläge für neue Erweiterungen sind jederzeit willkommen.

Für weitere Fragen stehe ich natürlich auf gewohnte Art zur Verfügung.

Links zum Thema: Lieferanten-Beurteilung für Excel und | BWL CD: Hinweise zur Lieferantenbeurteilung | Entscheidungstheorie: wie funktioniert eigentlich die Nutzwertanalyse? | Angaben auf Geschäftsbriefen: (K)ein Abmahnrisiko | Skript zur Entscheidungstheorie | Skript zur ISO 9000 und zu QM | Online-Hilfe: „Fehlermeldung beim Versuch, eine Access-Datenbank zu öffnen“ (interne Links)

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